Guía definitiva para implementar metodologías ágiles

¿Cómo explicas que haya empresas como Microsoft o Google que actualizan absolutamente TODOS sus productos cada una o dos semanas mientras que otras tardan años? La respuesta es fácil: gracias a la implementación de metodologías ágiles.

Sí, esas metodologías que le han dado la vuelta al proceso de desarrollo “tradicional” que requiere meses e incluso años para finalizar un producto antes de mostrarlo a los usuarios.

En un entorno en que lo único constante es el cambio, ha llegado el momento de aplicar una forma de trabajo que nos permita adaptarnos constantemente.

La alternativa no es otra que implementar metodologías ágiles. Sí, esas que están en boca de todos.

Pero ¿sabes realmente en qué consisten o cómo ponerlas en práctica de forma efectiva?

Desde ThePowerMBA te traemos ¡LA GUÍA DEFINITIVA! Para que deje de sonarte a chino y te subas al carro de esta nueva forma de trabajar que ya han implementado las mejores empresas.

¿Qué es el Agile Project Management y en qué se diferencia de las metodologías tradicionales?

Como su propio nombre indica, el Agile Project Management consiste en una metodología completamente ágil de trabajar. Dicho esto, superemos esta definición de primaria y vayamos al meollo del asunto. 

Podríamos definir el Agile Project Management como un conjunto de metodologías de trabajo rápidas y flexibles.

En entornos donde lo único constante es el cambio, no tiene sentido plantear proyectos “mastodónticos”, proyectos larguísimos perfectamente planificados, puesto que será inviable aplicar posibles cambios una vez se entregue y, en consecuencia, el producto podría quedar obsoleto. Esta metodología de trabajo tradicional supone que cada revisión retrase los deadlines, aumente los costes y el volumen de trabajo. Se trata de un sistema robusto en el que se considera que los condicionantes son estables. 

En este sentido, la metodología tradicional consiste en desarrollar un proceso lineal, llamado de cascada o “waterfall”, en el que los equipos terminan completamente una fase antes de pasar a la siguiente. Del mismo modo en que el agua no fluye hacia arriba, rara vez se puede volver a una etapa anterior del proceso. Con esta metodología se podría tardar años en entregar un producto, asumiendo el riesgo de que este no acabe de adaptarse a lo que el cliente final está buscando. Cuando se da este caso, la metodología tradicional opta por soluciones de urgencia o incluso por empezar de cero.

Por eso, hay que tener en cuenta que nuestro entorno no es estable sino que nos rodea una completa incertidumbre. Necesitamos hacer pruebas sobre la marcha e ir midiendo los resultados y es aquí donde aparece la necesidad de implementar metodologías ágiles, basadas en un enfoque flexible. 

El Agile Project Management funciona con Sprints, o pequeñas fases con distintas entregas, en las que se trabajan las actualizaciones del producto que más adelante se testearán en función de las necesidades del cliente. Un auténtico “circuito de retroalimentación” con el cliente que agiliza la entrega de resultados asegurando que, al final de todo un proyecto, el resultado le encantará. Y no solo eso, sino que además aumentará la velocidad de desarrollo, mejorará el trabajo en equipo y sabrá reaccionar rápidamente a las necesidades del cliente y los cambios del mercado. 

Por lo tanto, Agile no es solo una metodología para el desarrollo de proyectos, sino que se podría definir mejor como una nueva filosofía, una forma distinta de trabajar y de organizarse.

Un poco de historia…

Aunque el Agile pudiera parecer un concepto propio del siglo XXI, lo cierto es que es una metodología que se gestó antes. 

Durante la década de los 90, con el boom de Internet y la informática que empezaba a proliferarse en la empresa, cambió por completo la forma de hacer software. Entonces buscaron el modo de hacerlo a gran escala orientándose a usuarios interconectados en todo el mundo. ¡Nuevas exigencias a la vista!

Los expertos en la industria hicieron el cálculo del tiempo que demoraba la aplicación real de un proyecto desde el momento en que una necesidad comercial es validada. Era de tres años ¡Tres años! Ya en aquel entonces el plazo de tres años suponía ignorar los cambios en el entorno y las empresas, lo que provocaba que infinitos proyectos fueran cancelados a mitad de proceso y que muchos de los que llegaron a completarse no solucionaran las necesidades del momento.

Como te puedes imaginar, esto llevó a que muchos líderes se frustraran e intentaran adaptar sus métodos de trabajo. Todo ello dio pie a que en febrero de 2001, un grupo de 17 CEOs de las principales empresas de software de Utah (hoy conocidos como la Comunidad Agile) se reunieran con el objetivo de compartir la forma en que trabajaban para dar con un método más eficiente de desarrollar un software. El resultado de esta unión fue el “Manifiesto Ágil” que proporcionó una lista de declaraciones de valor. ¿Conoces los principios que se incluyeron? ¡Sigue leyendo!

Valores y principios de la metodología Agile

Como hemos comentado, el Agile Project Management no es solo una metodología, sino que es más bien una filosofía. Esto significa que, a pesar de que existen muchas formas diferentes de implementar metodologías ágiles, todas comparten unos principios o creencias fundamentales que las diferencian claramente del método Waterfall:

1. Valorar los individuos y sus interacciones más que a los procesos y sus herramientas.

A menudo son las personas y los equipos quienes se adaptan a los procesos. El Manifiesto Ágil plantea justo lo contrario porque, a pesar de que los procesos son la guía de trabajo de muchos desarrolladores, no sirven de nada si no cuentas con personas con capacidades técnicas y una actitud adecuada. Por supuesto, los procesos deben ser un soporte clave para el desarrollo, pero son estos quienes deben adaptarse a los equipos y, por encima de todo, a los cambios que puedan surgir.

2. Priorizar el producto funcional por encima de la documentación exhaustiva

¿Alguna vez has tenido que leer un manual para entender cómo funciona un producto recién comprado? Seguro que deseaste que ese producto hubiese sido más intuitivo. ¡La de tiempo que nos ahorraríamos! Esto es justo lo que propone Agile.

Por supuesto debemos valorar la documentación, pero es mucho más interesante que un producto sea funcional y fácil de utilizar.

3. La colaboración con el cliente por encima de la negociación contractual

¿De verdad crees que los contratos aportan valor al producto? Un contrato es simplemente una formalidad que establece responsabilidades y plazos. Lo realmente valioso es que el producto final sepa dar respuesta a las necesidades del mercado en el momento en que se lanza. Por lo tanto, la implicación de todas las partes debe verse como una ventaja competitiva y el diálogo constante durante las distintas etapas del proceso está por encima de cualquier contrato. Muchas veces tanta burocracia puede poner barreras a la ejecución de tareas fundamentales y la metodología Agile busca reducirlas al máximo posible.

4. Es más valiosa la respuesta ante un cambio que seguir el plan

Si hay algo implícito en la metodología ágil es el cambio constante, por lo tanto la capacidad de respuesta ante él es fundamental. A fin de cuentas, si mantienes una estructura rígida y un plan completamente establecido, te resultará imposible dar respuesta a las necesidades de un mercado cambiante.

Si le das la importancia que merece a esta respuesta, no hay porqué temer al cambio ¡lo tienes más que dominado!

Estos cuatro valores ya nos dan una primera visión de lo que es la metodología ágil pero aún puede parecer algo dispersa. Por eso, los fundadores de Agile publicaron una lista de 12 principios rectores para aplicar un proyecto:

1. La prioridad debe ser satisfacer al cliente. Habrá que hacerlo mediante productos de valor que cubran sus necesidades.

2. Los cambios son bienvenidos. Adiós al miedo a cambiar sobre la marcha, incluso cuando ya casi has llegado al final del desarrollo. Cuando se trata de mejorar el producto, cualquier sugerencia es bienvenida.

3. Entregas frecuentes. Si es cada semana mejor que mejor. La división del trabajo por fases es la base de esta metodología. 

4. Medir el progreso es posible. Hay que definir indicadores concretos para medir la evolución de los procesos. 

5. Garantía de continuidad. Las metodologías ágiles proclaman un desarrollo sostenible que garantice que seremos capaces de mantener un ritmo constante indefinidamente. ¡Se acabó el hacer por hacer!

6. Una colaboración cercana. Dile adiós al trabajo desde los despachos. Los líderes de cada proyecto deben trabajar desde el mismo terreno que el resto del equipo. 

7. Construir un proyecto con personas motivadas. Por ello hay que facilitarles el entorno y el apoyo necesario, así como la confianza en ellos para hacer el trabajo. 

8. Una comunicación eficaz. Según el Agile Project Management, la mejor manera de transmitir información a un equipo es una conversación cara a cara.

9. Excelencia continua. Agile invita a prestar una atención continua a la excelencia técnica, pues ésta, junto con un buen diseño, mejora la agilidad. 

10. La simplicidad. Las tareas han de ser sencillas o, en su defecto, deben ser divididas hasta que ese nivel de complejidad se reduzca. 

11. Equipos autoorganizados. Cuando los trabajadores cuentan con libertad y motivación es cuando generan el máximo valor. 

12. Reajusta constantemente tu forma de trabajar. Evalúa tu rendimiento, identifica ese margen de mejora y ajusta tu comportamiento en consecuencia. 

Y es que las metodologías ágiles son tan flexibles que existen tantas formas de implementarlas como compañías. Eso sí, si quieres dar el paso, ten siempre en mente sus principios y valores.

5 Ventajas de implementar metodologías ágiles

Quizás te sorprenda saber que ninguna empresa ni equipo que haya conseguido implantar una metodología ágil vuelve a la forma tradicional de trabajar. Pero en cuanto eches un vistazo a las 5 ventajas que tiene implementar metodologías ágiles, lo entenderás todo. 

1. Pone el foco en las personas

Estamos hartos de ver cómo se le da más importancia a los procesos y las herramientas que a las mismas personas. Implementando metodologías ágiles conseguirás la motivación de la plantilla y el que se sientan en un entorno seguro en el que estén apoyados redunda directamente en mejores resultados, en el desarrollo de la capacidad creativa y la innovación.

2. Fomenta el trabajo colaborativo

El Agile Project Management fomenta la responsabilidad y la transparencia del equipo mientras aumenta la autonomía de cada miembro. Con estas metodologías la comunicación es fluida y la participación equitativa. Todos juntos hacia un objetivo común, equipos eficaces y autónomos.

3. Minimiza riesgos

Con las revisiones constantes y los cambios que vayas implementando evitarás esas desagradables sorpresas que afectan directamente a los tiempos de entrega y los costes. 

4. Mejora la experiencia del cliente

A través del feedback y de la comunicación fluida y cercana, el cliente se siente satisfecho al verse involucrado a lo largo de todo el proceso de desarrollo del producto. Al final, es uno más del equipo y vive en su propia piel las mejoras que se van introduciendo (sintiéndolas más suyas que nunca). 

5. Mayor calidad de producto

La revisión y la mejora continua de todas las propiedades de un producto concreto mejora de forma increíble el resultado final, aportando un valor completamente diferencial.

Componentes esenciales que has de tener en cuenta al implementar metodologías ágiles

El Agile es un concepto sencillo pero, como todo en esta vida, comprende ciertos matices que debes tener claros antes de implementar metodologías ágiles. Hagamos un repaso de los componentes que tienes que tener en cuenta:

Sprints

Ya hemos hablado de los Sprints anteriormente, ¿te acuerdas? Podríamos definirlo como esos periodos de 1 a 3 semanas en los que un equipo concreto se enfoca en un conjunto de elementos de trabajo y su objetivo es completarlos. Procura que tengan la misma duración a lo largo del proyecto, así será más fácil planificar el trabajo futuro y ajustar los objetivos. 

Lanzamientos

Un plan de proyectos ágil se divide en Sprints y lanzamientos, estos últimos se componen de varios Sprints y tienen una duración fija. Además cuenta con elementos de trabajo definidos a los que llamamos historias de usuario. Ahora verás en qué consisten.

Historias de usuario

Éstas son la columna vertebral de cualquier planificación Agile. Podríamos definirla como la descripción de una necesidad experimentada por sus usuarios. Esta es la forma que suelen adoptar:

“Como [tipo de usuario] quiero [alguna característica particular] para recibir [algún beneficio].