Cómo optimizar la gestión del tiempo y ser más productivo

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Seguro que has oído estas frases un montón de veces, incluso nos atreveríamos a decir que a diario:

“No me ha cundido nada la mañana”, “no tengo tiempo”, “se me ha ido el día y no he hecho nada”, etc.

Y apostamos a que también han salido de tu boca alguna que otra vez.

Es más, seguro que cuando te ha pasado esto te has sentido muy frustrado, y has deseado que el día tuviera 28 horas.  

Por desgracia, el día tiene 24 horas para ti y para todo el mundo.

Pero no te preocupes, porque en 24 horas puedes sacar adelante todo tu trabajo (o por lo menos la mayoría), hacer ejercicio, quedar con tus amigos, comer tranquilo, etc.

Aunque para ello, es imprescindible que hagas una buena gestión de tu tiempo, es decir, tienes que ser capaz de aprovechar las horas y administrar tus prioridades.

De esta manera, serás capaz de mejorar tu productividad y de aumentar tu calidad de vida.

Si lo consigues, te sentirás mucho mejor contigo mismo y aumentarás tu motivación en general.

Desde ThePowerMBA queremos ayudarte a que seas capaz de gestionar tu tiempo.

Por ello, en el post de hoy te contamos qué es la gestión del tiempo, por qué es tan importante y cómo puedes optimizarlo. Además, te explicamos cuáles son las mejores herramientas y libros que te ayudarán en esta tarea.

¿Quieres ser capaz de ser tú quien controle tu día, y no que sea tu día el que te controle a ti?

¡Pues sigue leyendo!

Qué es la gestión del tiempo y por qué es importante

Estamos seguros de que más o menos te haces una idea de lo que es la gestión del tiempo. Además, ya te hemos ido introduciendo en este concepto.

Pero debes saber que gestionar el tiempo no es sólo cuestión de organizarse. También es ser capaz de hacerlo de forma inteligente para poder llevar a cabo todo lo que te propongas, tanto en el ámbito laboral como en el personal.

De esta forma, la gestión del tiempo hace referencia al proceso mediante el que organizas tus horas del día en función de las tareas pendientes, tanto laborales como personales.

La gestión del tiempo hace referencia al proceso mediante el que organizas tus horas del día en función de las tareas pendientes, tanto laborales como personales.

Una vez te hayas organizado y sepas exactamente qué es lo que harás a lo largo del día, es necesario que pienses cuánto tiempo dedicarás (aproximadamente) a cada tarea.

De esta manera, lograrás cumplir los objetivos que te marques sin necesidad de quedarte hasta las 11 de la noche trabajando.

La persona que se queda hasta más tarde trabajando, no es la más productiva. 

Por ello, tu lema tiene que ser: “No tengo que trabajar más, tengo que trabajar mejor”.

Así, conseguirás alcanzar todos tus objetivos diarios, y además tendrás tiempo de hacer las actividades que más te gustan, como pasar tiempo con tu familia, con tus amigos, con tu pareja, hacer deporte, leer, ver tu serie favorita, etc.

Pero recuerda que lo esencial es que tengas claro cuál es tu propósito. A partir de ahí, tendrás que determinar cuáles son tus prioridades para alcanzar dicha meta. Y una vez tengas claro esto, podrás ser mucho más productivo.

Si te metes en internet, encontrarás miles de artículos, podcasts, libros, etc. hablando sobre este tema, ya que (casi) todos estamos obsesionados con ser más productivos y eficientes.

Estamos obsesionados con aumentar nuestra productividad, y de esta forma, aumentar nuestra calidad de vida.

Pero por mucho que leas y leas, seguramente no te resulte tan sencillo dar con la técnica que más te puede ayudar a ti para no acabar siempre desbordado de trabajo y sin nada de tiempo libre.

Cómo mejorar la gestión del tiempo

Queremos ayudarte a que consigas ser el dueño de tu tiempo y aprovechar cada minuto al máximo.

Pero antes de nada, es importante que tengas en cuenta que no existe una única forma de gestionar el tiempo. Por ello, es importante que seas capaz de hallar la estrategia que mejor te venga a ti.

Esto se consigue a base de prueba y error. Es decir, tienes que ir probando diferentes técnicas y si una no te funciona, probar otra. Y así hasta que des con la fórmula que mejor te funcione.

Vamos a contarte algunas técnicas que hemos comprobado que son muy útiles, y que quizás también te pueden ayudar a ti.

¡Atento!

No empieces el día sin saber qué hacer

Muchas veces ocurre que empieza el día y no sabes cómo organizarte . Llegas a la oficina, te sientas y te pones a contestar correos, atiendes el teléfono, etc. Y cuando se acaba el día te das cuenta de que no has hecho nada de lo que tenías que hacer.

Admítelo, es muy frustrante.

Para combatir esta situación estas técnicas te pueden ayudar:

–   Tener claros cuáles son tus objetivos del día, es decir, cuáles son las tareas importantes y urgentes

Parece algo básico, pero es el principal problema tanto para las empresas como para las personas, ya que al dedicar tanto tiempo a las tareas urgentes, dejan de hacer las que son importantes.

Las tareas importantes son aquellas que suelen ser más a largo plazo, pero que es importante que hagas. Por ejemplo: buscar nuevos proveedores, hacer un estudio de viabilidad para vender en otro país, etc.

Mientras que las tareas urgentes son aquellas que requieren de una acción inmediata, pero que no siempre tienen mucha importancia. Por ejemplo: contestar emails. 

Para tener claras tus prioridades y organizarte bien, te puede ser muy útil tener en cuenta la matriz Eisenhower.  

Fue el método de gestión del tiempo que utilizaba Dwight Eisenhower (general del ejército norteamericano durante la Segunda Guerra Mundial y presidente de Estados Unidos de 1953 a 1961). Durante su mandato mostró una gran capacidad de gestión de su tiempo y la habilidad de ser capaz de sostener una gran productividad a lo largo de largos períodos de tiempo.

En relación a la matriz, cada cuadrante hace referencia a un tipo de tarea:

  • Las tareas urgentes e importantes: deben ser tu prioridad número uno. Es necesario que tomes acción rápidamente. Pero es importante que tengas en cuenta que no son tareas que tengas que hacer todos los días, y si se dan demasiado, puede ser que no estés cumpliendo adecuadamente las tareas urgentes y no importantes, así como las no urgentes e importantes. Un ejemplo de este tipo de tareas sería la fecha límite de pago o presentación de impuestos. 
  • Las tareas urgentes y no importantes: pueden convertirse en tareas que te roban tu tiempo. Por ello, es importante que sepas delegarlas. Un ejemplo de este tipo de tareas podría ser la contestación de la mayoría de correos electrónicos, aunque algunos pueden ser urgentes e importantes. 
  • Las tareas no urgentes e importantes: casi todo el mundo suele olvidarse de estas tareas. Por ello, hay que planificarse para cumplirlas. De esta forma, no se te acumularán las tareas urgentes e importantes. Un ejemplo de este tipo de tareas sería leer ese libro que te puede aportar un montón de conocimientos. 
  • Las tareas no urgentes y no importantes: con ellas, lo que consigues es procrastinar. Lo mejor será que directamente no las hagas. Un ejemplo de este tipo de tareas sería interactuar en redes sociales. 

Recuerda que como decía Eisenhower: “Lo que es importante casi nunca es urgente, y lo que es urgente casi nunca es importante”.

–   Ser consciente de las actividades que te hacen perder el tiempo

En línea con lo anterior, tendrás que ser capaz de detectar en qué tareas innecesarias estás dedicando demasiado tiempo.

Para ello, puedes seguir la regla del 4, es decir, multiplicar por 4 el tiempo que dedicas a hacer algo (24 horas del día son 96, que es casi el 100% del día) ¿Qué porcentaje dedicas a cada tarea?

Por ejemplo, si calculas la ida y vuelta del trabajo, te darás cuenta de que se trata de una actividad en la que pierdes muchísimo tiempo libre, ya que este tiempo no entra dentro de tu jornada laboral. Por lo tanto, mira a ver si puedes evitar este tiempo perdido, o bien teletrabajando, o si esto no es posible, aprovechando ese tiempo.

Para ser más precisos, si dedicas una media de 2 horas al día al transporte y multiplicas este tiempo por 4, es un 8% de tu día (contando las 8 horas de dormir). Es mucho tiempo, ¿no te parece?

Otro ejemplo podría ser el de las horas que pasas de media frente al televisor: una hora. Si multiplicas 1 * 4 es un 4% de tu día, 30 horas al mes y 360 horas al año. Piénsalo, ¿qué harías con 7 horas más a la semana?

Una vez que tengas claro cuáles son las tareas importantes y urgentes, y en cuáles pierdes más el tiempo, te recomendamos que te hagas un horario. Para ello, es muy útil utilizar Timeblocking: primero coloca las tareas importantes, y luego las urgentes. 

Y ¿cuál es la conclusión? Que no puedes empezar el día sin saber qué hacer, ya que acabarás realizando todo lo urgente pero no lo importante. Es decir, el día será tu dueño, y no tú el dueño de tu día.

Levántate antes

Piénsalo, si te levantas una hora antes todos los días, son 365 horas al año.

Está comprobado científicamente que 6 horas de sueño por noche son más que suficientes si además las unes a una siesta de 30 a 60 minutos.

Pero no te preocupes, si no puedes levantarte una hora antes, ve poco a poco. Prueba levantarte media hora antes, y en el transcurso de unas 3 o 4 semanas ya te irás acostumbrando, ya que este es el plazo que necesitas para generar este nuevo hábito.

De hecho, grandes figuras como Nelson Mandela, Barack Obama, Mahatma Gandhi ya pertenecen al club de los madrugadores ¿Quieres ser el próximo en unirte?

No dejes que los demás te roben el tiempo y aprende a decir NO

Establece reglas claras sobre cuándo estás disponible y cuándo no. Aprende a decir NO.

Si dejas que otros te interrumpan todo el rato, les estás diciendo que no valoras tu tiempo.

Es más, estudios recientes han demostrado que cada interrupción de 5 minutos en el trabajo cuesta 12 minutos, ya que tu cerebro necesita 7 minutos más para volver a concentrarse. 

¿Cuántas interrupciones tienes al día? Piensa cuánto tiempo puedes recuperar si las disminuyes.

Además, es muy importante que sepas decir que no a ciertas actividades que no son necesarias en un momento dado o que se podrían resolver de una forma más eficiente. Por ejemplo, si alguien quiere agendar una reunión sobre un tema que se podría resolver con un correo electrónico, propón esto último.

Ya verás como esto te ayuda a gestionar mucho mejor tu tiempo.

Limita tu tiempo en las redes sociales y en el correo electrónico

Las redes sociales y el correo electrónico son grandes ladrones de tiempo. Para no caer en su trampa, establece un horario fijo para realizar estas actividades y ya verás como ganas muchísimo tiempo.

Haz descansos

Está muy bien que te obsesiones con ser productivo, con aprovechar las horas del día y con ser capaz de hacer todo lo que te propongas, pero no te olvides de hacer pequeños descansos.

Haznos caso, los necesitas.

Son esenciales para aumentar tu productividad, y además si puedes permitirte estas pausas, es una muy buena señal de que estás gestionando bien tu tiempo.

Para ser productivo y permitirte tus descansos sin remordimiento, te recomendamos que sigas el método “pomodoro”. Es un método creado por Francesco Cirillo (ingeniero informático) en la década de los 80. A continuación, te contamos de que se trata:

Te impulsa a ser capaz de realizar el máximo número de tareas en el menor tiempo. Para ello, dedica 25 minutos de máxima concentración en tu tarea (estos períodos se denominan pomodoros), y altérnalos con 5 minutos de descanso hasta que llegues a realizar 4 pomodoros, es decir, 100 minutos de trabajo intenso. Tras estos 4 pomodoros, realiza un descanso mayor, de unos 15 minutos.

¿Te atreves?

Las mejores herramientas para gestionar el tiempo

Seguramente ya estés pensando en cómo vas a gestionar tu tiempo a partir de ahora y en el impacto que puede llegar a tener en tu día a día.

Y para que seas un experto total en la materia, te vamos a recomendar algunas herramientas que te pueden venir muy bien.

¡Allá vamos!

Google calendar

Es una agenda y calendario electrónico que ha sido desarrollado por Google. Puedes sincronizarlo con tus contactos de Gmail, y de esta manera invitarlos y compartir eventos con ellos.

Trello

Es un tablón virtual en el que puedes colgar tareas, ideas, enlaces, imágenes, etc. Es muy fácil de usar y te ayudará a organizar toda tu información.

Todoist

Es una herramienta que te ayudará a organizar y priorizar fácilmente tus tareas. De esta manera, siempre sabrás en qué debes trabajar en cada momento.

OneTab

Es una extensión de Google Chrome que te permite guardar todas las pestañas activas en una lista de enlaces. Además, puedes convertir esa lista en una página web para compartirla con quien quieras.

Google Keep

Es una aplicación desarrollada por Google que te permite organizar la información personal a través del archivo “notas”.Puedes crear y organizar todo tipo de notas y sincronizarlas con Google Drive. De esta manera, puedes acceder a ellas desde cualquier sitio y hacer modificaciones.

Rescue Time

Es una aplicación que te ayuda a detectar en qué estás perdiendo más el tiempo.

Te la puedes descargar en cualquier dispositivo que utilices, y monitoriza en qué inviertes tu tiempo, es decir, cuántas horas, minutos o segundos pasas al día en las redes sociales, qué webs visitas más, e incluso cuántas veces consultas el teléfono

Self Control

Siguiendo el objetivo de la anterior aplicación, en este caso, esta app gratuita te ayudará a no pasar tanto tiempo en las redes sociales, ciertas webs, etc, ya que bloquea el acceso a ellas según cómo hayas configurado el bloqueo a las mismas.

Los 5 mejores libros sobre gestión del tiempo

Leer es una excelente manera de aprender. Por ello, vamos a recomendarte algunos libros que te ayudarán a gestionar el tiempo de una forma muy efectiva:

Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva de Stephen Covey

Es un libro que sirve como guía para mejorar tu calidad de vida en general.

El libro está dividido en siete etapas para hacerte reflexionar sobre tus actos y el modo de acceder al cambio hacia la verdadera efectividad. Todo esto mediante anécdotas del autor.

De esta forma, serás capaz de ser mucho más eficiente mediante la modificación de ciertas percepciones que tienes de la vida.

El club de las 5 de la mañana de Robin Sharma

Es un libro que marcará un antes y un después en tu forma de enfocar tu rutina. Te va a ayudar a descubrir una nueva forma de vida que contribuirá a que puedas alcanzar los resultados que buscas, así como la felicidad y vitalidad que necesitas.

Versa sobre la historia de dos desconocidos que conocen a un excéntrico magnate al mismo tiempo que acaba convirtiéndose en su mentor.

Focus de Daniel Goleman

El autor del best-seller mundial “Inteligencia emocional” te enseña cómo incrementar tu atención para comprender más a fondo la complejidad del mundo que nos rodea, y de esta forma, lograr el máximo rendimiento en todo lo que te propongas.

30 días – cambia de hábitos, cambia de vida de Mark Reklau

Este libro lleno de ejercicios prácticos te va a ayudar a interiorizar y entender el poder que tienen los hábitos, y de esta forma, solucionar los problemas que tengas en el ámbito personal y laboral.

Así podrás alcanzar tus metas y aumentar tu felicidad y tu éxito.

Este libro es complementario al libro teórico 30 días.

La semana laboral de 4 horas de Timothy Ferriss

Este libro cambiará tu vida. Te enseña cómo el autor consiguió pasar de cobrar 40.000 dólares al año trabajando 80 horas a la semana, a cobrar 40.000 dólares al mes trabajando sólo 4 horas a la semana.

Aprenderás a eliminar el 50% de tu trabajo en 48 horas, así como a cambiar una carrera de largo recorrido por breves espacios de tiempo dedicados al trabajo y frecuentes mini retiros.

Ahora para un momento y piénsalo bien:

Después de haber leído todos los beneficios que puede traerte una adecuada gestión del tiempo, ¿qué vas a hacer a partir de ahora? ¿Vas a insistir en que no tienes tiempo? ¿o vas a dejar de preocuparte y empezar a ocuparte?

Es decir, ¿vas a empezar a hacer una buena gestión de tu tiempo para aumentar tu calidad de vida?

Recuerda que todo depende de las decisiones que tomes y de los hábitos que empieces a implementar a partir de ahora.

Desde ThePowerMBA te animamos a que emprendas esta nueva aventura para sentirte mucho más autorrealizado y feliz.

¡A por todas!

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8 Comentarios

  1. Alejandro

    Muchas gracias por la información, realmente necesito utilizar mejor mi tiempo
    Iniciare con la matriz de Eisenhower para priorizar y planear mi día

    Responder
    • Leila Staryfurman

      ¡Hola Alejandro! 🙂

      Nos alegramos mucho de que la información expuesta en el post te haya resultado interesante. La aplicación de la matriz de Eisenhower te ayudará mucho.

      Muchísimas gracias por tu comentario.

      Un saludo y que tengas muy buen día.

      Responder
  2. Tomas Gamboa mora

    Muy buena informacion muy util. Voy a empezar a organizar mejor mi tiempo.

    Responder
    • Leila Staryfurman

      Hola Tomás 🙂

      Nos alegramos mucho de que la información del post te haya sido de utilidad.

      Muchas gracias por tu comentario.

      Un saludo 😉

      Responder
  3. Juan carlos Garza Guerrero

    Gracias por la informacion, siempre es bueno mejorar cada dia, asi que estare tomando algunos de los consejos de esta pagina

    Responder
    • Leila Staryfurman

      Hola Juan Carlos 🙂

      ¡Esa es la actitud! Cada día se puede aprender algo nuevo y mejorar.

      Toma nota de lo que te contamos en el post, y esperamos que te sea de utilidad.

      Un saludo y que tengas muy buen día 😉

      Responder
  4. MARILYN

    MUCHAS GRACIAS

    La lectura nos deja una gran reflexión.

    EXCELENTE

    Responder
    • Leila Staryfurman

      Hola Marilyn 🙂

      Nos alegramos mucho de que nuestro post te haya resultado interesante. Esperamos que puedas aumentar tu productividad gracias a estos consejos.

      Un saludo y que tengas muy buen día.

      Responder

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