Guía completa para crear un proceso de selección de personal totalmente efectivo

Escrito por Claudia Roca

Proceso de selección de personal

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Quiero que te hagas una pregunta: ¿cuál es el activo más importante que tiene cualquier empresa?

La respuesta es clara: las personas, es decir, su CAPITAL HUMANO.

Y es que la gran mayoría de los profesionales, independientemente de su profesión, se enfrentan en algún momento a la gestión de personas. Y uno de los elementos más relevantes en este sentido es el proceso de selección de personal, pues, si lo haces de forma efectiva tendrás una clara ventaja competitiva, no solo en cuanto al rendimiento, sino también de cara a las estrategias a largo plazo. De hecho, hay quien dice que la mayoría de los problemas de una organización vienen dados por una mala selección del personal.

Así que en esta guía vamos a analizar en profundidad cómo crear este proceso de selección para que sea todo un éxito.

¡Empezamos!

La importancia de una buena selección de personal

Aunque el éxito de una empresa pueda depender de cientos de factores, como hemos dicho hay uno fundamental: sus trabajadores.

Si una organización no cuenta con las personas idóneas, capaces y comprometidas puede resultar en fracaso.

Y es que, aunque no lo creas, los costes de una mala contratación pueden ascender al doble del salario anual de una persona.

Sí, la selección de personal es una de las tareas más importantes, y de hecho más difíciles, a las que se enfrenta una empresa, pues es la clave para crear un equipo competitivo que realmente aporte valor a la empresa.

Estas son algunas de las razones por las que le debes prestar especial importancia:

Facilita la integración

Si no seleccionas a candidatos que cuenten con las competencias necesarias para cubrir la vacante, no encaja con los valores de la empresa o bien no cuenta con las soft skills necesarias, los problemas de adaptación e integración están servidos.

Genera un mejor clima laboral

Al fin y al cabo las emociones se contagian, y aquellos empleados que no están satisfechos o que no terminan de adaptarse bien pueden llegar a “contaminar” al resto del equipo. 

Del mismo modo, cuando sentimos que estamos en el sitio adecuado, cuando no podemos encajar más con los labores de cierta organización, el clima laboral es mucho más positivo.

Disminuye los costes

Cuando contratas al candidato ideal estás disminuyendo costes porque, al fin y al cabo, cuando contratas a personas que no se adecuan al perfil que estás buscando puedes aumentar los costes en capacitación. Tomar tiempo en definir bien las competencias necesarias es CLAVE.

Reduce la fuga de talento

Cuando se alinean los intereses consigues que las personas que forman parte de un proyecto concreto adquieran ese sentimiento de pertenencia que hará que quieran crecer juntos. De este modo fidelizarás el talento y evitarás su fuga.

Potencia la motivación

Cuando sientes que realmente encajas en tu puesto de trabajo te sientes increíblemente motivado y todo es mucho más llevadero y satisfactorio. ¿Es o no es?

Una mayor productividad

Y todo unido, como sabemos, nos lleva a una mayor productividad. Al fin y al cabo, la felicidad nos hace más productivos.

8 fases para crear un proceso de selección totalmente efectivo

Sigue estos pasos y conseguirás diseñar el mejor proceso de selección para tu organización.

1. Identifica las necesidades de la organización

Por puro sentido común, el primer paso de la gestión del Capital Humano es identificar las necesidades de la organización. 

Es decir, definir qué tienes que buscar, ¿talento? ¿Conocimiento? ¿Te interesan perfiles con más o menos experiencia? ¿Especialistas funcionales o generalistas?

Para ello puedes usar dos enfoques (que pueden ser complementarios):

  • El enfoque tradicional: donde cuando se genera una vacante, bien porque alguien se ha marchado de la empresa o bien porque se ha creado una nueva posición, se realiza una definición del puesto (nombre de la posición, departamento al que pertenece, nivel de responsabilidad, las relaciones que establecerá…) y con ella se sale al mercado a buscar perfiles que encajen. Esto no solo te ayuda a buscar mejor, porque tienes claro lo que quieres sino que además te ayuda a transmitirlo bien y con total transparencia a los candidatos.
  • El Job Crafting: en este caso, en lugar de fijarnos en la posición lo que hacemos es fijarnos en las personas, en lo que ellas nos pueden aportar de forma diferencial. En este caso lo que buscamos es talento, lo que se traduce en un conjunto de conocimientos (lo que necesita el candidato para realizar su trabajo), las habilidades (que son aquellas competencias que una persona va a tener que desarrollar en su puesto de trabajo) y la actitud (que son todas aquellas características que buscamos en las personas; la innovación, la flexibilidad, la proactividad, la capacidad de aprendizaje continuo…), que dependerá en este caso de los valores de la compañía. Al fin y al cabo, la actitud es lo que marca la diferencia. 

2. Definir dónde buscar candidatos

En este punto, ya deberías tener claro qué necesitas, ahora ¡tienes que salir a buscar candidatos! Pero, ¿dónde?

Tienes distintas herramientas para buscar talento:

  • Los portales de empleo: donde pagas una licencia anual y te permite publicar ofertas de empleo , recibir candidaturas y ponerte en contacto con los candidatos. 
  • Universidades o escuelas de negocios: que a través de sus bolsas de empleo puedes publicar tus ofertas. Se suele establecer un acuerdo de colaboración.
  • Headhunters: los hay enfocados en las distintas industrias, dependiendo del perfil… Trabajan por un fee.
  • Candidaturas internas: en tu intranet publicas una oferta de trabajo y tus empleados aplican a ella. 
  • Candidaturas espontáneas: cuando las personas te envían su currículum a pesar de no haber publicado  ningúna oferta. Quizás estas sean las más interesantes.

También puedes salirte de esta metodología publicando las vacantes en las redes sociales.

3. Haces una primera criba

En este punto, abrirás la bandeja de entrada y tendrás cientos de candidaturas. Sabemos que ver eso puede ser del todo abrumador… Y no sabes ni por dónde empezar. Lo más importante es tener un proceso muy estructurado y el primer paso es hacer una criba de candidatos en función de las características que requiera el puesto. Para esto es especialmente útil trabajar con los portales de empleo, pues desde sus propias funcionalidades se pueden filtrar automáticamente. 

4. Analiza los currículums finalistas

Después de esta primera criba te tienes que haber quedado con 20 currículums (¡que aún así son muchos!). Así que analízalos uno a uno viendo cuáles encajan con las necesidades de tu organización y cuáles no. Hasta que te queden 10 aproximadamente.

5. Entrevistas telefónicas

Ahora te toca contrastar toda la información recibida:

  • Comprueba la disponibilidad de los candidatos: hay veces que, desde que las personas aplicaron al puesto, su situación ha cambiado y puede que ya no estén disponibles.
  • Asegúrate de que siguen interesados en la oferta: puede que, tras explicarle más detalles sobre el puesto, ya no estén interesados en él, que no tengan disponibilidad para viajar o que se les hubiera escapado algún detalle clave para ellos. 

Todo en una llamada que no debe durar más de 15 o 30 minutos

6. Pasa a las entrevistas presenciales

Una vez tengas tu lista de unos 5 finalistas aproximadamente, concierta entrevistas con ellos. Te recomendamos que, para ganar eficiencia, esta entrevista se haga junto a la persona a la que va a reportar. En este sentido, normalmente participan una persona de Recursos Humanos y otra persona de negocio. La entrevista debe durar entre una y dos horas. Más adelante veremos cómo abordarla. 

7. Elige al candidato

Después de las entrevistas, ¡ha llegado el momento de elegir! Para ello, haz un breve informe de cada candidato que recoja la información clave. Se trata de hacer una especie de DAFO que te será súper útil para tomar la decisión.

8. Haz la oferta

Y, una vez elegido, deberás contactar con él para hacerle la oferta y negociar las condiciones, así como los plazos de incorporación.

4 consejos para afrontar una entrevista a un candidato

La entrevista es un arte que muchos hemos vivido en la posición del entrevistado pero no tantos en la posición del entrevistador. Así que aquí van  4 consejos que harán que tus entrevistas sean definitivas:

1. Prepárate la entrevista

Puede parecer un consejo obvio pero te sorprenderías de los casos que hay en que el entrevistador no sé prepara la entrevista. Así que si quieres ser eficiente y saber que el candidato tiene lo que estás buscando tendrás que poner casos prácticos y ejemplos… Y eso se tiene que preparar previamente porque sino realizarás entrevistas distintas a cada candidato y te será imposible compararlos. Además, piensa que el tiempo que inviertas en preparar la entrevista es equivalente al tiempo que vas a ganar en hacerlas ágiles y eficientes.

2. Pide ejemplos de TODO

Imagina que estás buscando una persona proactiva, puede que te plantees una pregunta como esta: “¿Te consideras una persona proactiva?” Y la respuesta del candidato probablemente sea un sí. Pero lo interesante es que le pidas un ejemplo de su día a día donde se demuestre esa cualidad. Y es que los temas actitudinales son más difíciles de contrastar y son los que realmente marcan la diferencia entre un candidato y otro.

3. Ponles en situación

Seguro que has estado en el sitio de un entrevistado y sabes que no es una situación fácil. Así que échale una mano y ponle en situación. Plantea por ejemplo un RolePlay, imagina que estás buscando a un comercial con habilidades de negociación. En este caso podrías hacerte pasar por un cliente y que demostrase sus cualidades.

4. Busca el brillo en sus ojos

A veces, la gran mayoría, lo más importante es la actitud, la motivación. Porque las habilidades las puede ir adquiriendo con el tiempo. Así que trata de buscar ese brillo en sus ojos, esa motivación. Una buena pregunta para averiguarlo, a pesar de que pueda parecer típica, es la siguiente: “¿qué te diferencia a ti del resto de candidatos?” A una persona motivada se le ocurre una lista sinfín de cualidades. Contrasta esa motivación, porque recuerda que no solo tienes que buscar a gente que te guste a ti, sino que tienes que buscar gente a quien le ilusione tu proyecto (de verdad). Así que, si el brillo en sus ojos no es evidente, es decir, si lo tienes que buscar en profundidad, no les contrates.

¿Cómo decidir si externalizar o no un proceso de selección?

La eterna duda. Y es que el reclutamiento de talento son tareas que requieren un esfuerzo importante y requieren de personal especializado. Así que vamos a analizar al detalle los pros y contras de externalizar un proceso de selección:

Pros de externalizar un proceso de selección

  • Centrarse en el negocio: al subcontratar una empresa especializada este proceso no intervendrá en ninguna de las tareas diarias, sino que trabaja de forma paralela. 
  • Genera una ventaja competitiva: sin importar la popularidad de tu empresa en el mercado, una empresa de reclutamiento externo podrá encontrar de forma mucho más ágil los candidatos perfectos para el puesto en cuestión. 
  • Te asesoran y ayudan durante el ciclo de selección y contratación.
  • Minimizan los riesgos: los mejores recruiters y sus conocimientos te asegurarán que el candidato esté realmente interesado y comparta los valores y la cultura de tu empresa.
  • Objetividad: dejarás a un lado tus prejuicios y mirada subjetiva para dar paso a la objetividad.

Pros de hacer el proceso de selección de forma interna

  • Adquieres experiencia: no tendrás esa dependencia de los proveedores de talento y poco a poco adquirirás más nociones.
  • Mayor conocimiento de la empresa: nadie conoce tu empresa mejor que tú y, por mucho que la empresa de reclutamiento haga un trabajo previo, siempre habrá puntos que desconozcan.
  • Mayor cercanía: conocer en primera persona a los candidatos genera una sensación de cercanía y confianza en ellos que mejora la calidad de la entrevista.

Recuerda, el capital humano siempre es el mayor valor de una empresa, al fin y al cabo, son su motor. Piénsalo, detrás de cada idea y servicio bien ejecutado hay personas y de ellas depende la calidad que reciban tus clientes y cómo estos perciben la empresa.

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