Die 6 wichtigsten Tipps für die optimale Nutzung von Firmen-E-Mail

Wenn Sie eine Firma oder ein Unternehmen leiten, gibt es viele Möglichkeiten, mit Ihren Kunden und Lieferanten in Kontakt zu bleiben. Eine der professionellsten und am längsten laufenden Optionen ist jedoch die Firmen-E-Mail.

Viele Leute neigen dazu, zu übersehen, wie wichtig dies ist, und ziehen es vor, ihr Geschäft mit einer normalen oder persönlichen E-Mail zu führen, aber wir müssen den Touch von Professionalität anerkennen, den Firmen-E-Mails haben… sowie viele andere Vorteile, die hervorzuheben sind.

Da es sich um eine andere E-Mail als die persönliche E-Mail handelt, die Sie täglich benutzen, ändert sich die Funktionsweise natürlich ein wenig.

Wir sind uns daher bewusst, dass Sie, wenn Sie den Schritt zu dieser Änderung machen, vielleicht Zweifel haben, wie Sie sie gut nutzen können.

Deshalb übernehmen wir die Aufgabe, das Beste aus einer Firmen-E-Mail herauszuholen, um die Professionalität und Kommunikation Ihres Unternehmens zu verbessern.

Was ist eine Firmen-E-Mail?

Lassen Sie uns einen Schritt nach dem anderen machen. Wir müssen uns darüber im Klaren sein, was eine Firmen-E-Mail ist, bevor wir uns mit dem Thema beschäftigen.

Wir gehen davon aus, dass einige von Ihnen bereits wissen, worum es sich handelt, aber wenn es jemanden gibt, der neu auf diesem Gebiet ist, ist es wichtig, die Definition des Themas zu klären, bevor wir erklären, wie man es nutzen kann.

Wenn wir von einer Firmen-E-Mail sprechen, meinen wir eine Art von E-Mail, die die Domäne eines privaten Unternehmens hat.

Wie Sie wissen, steht bei der Erstellung einer E-Mail mit einem beliebigen heutigen E-Mail-Dienst nach dem @ der Name des Dienstes.

Deshalb ist es normal, E-Mails wie Ihrennamen@gmail.com oder Ihrennamen@outlook.com zu finden.

Wenn Sie jedoch eine Unternehmens-E-Mail erstellen, steht dort nicht mehr der Name des E-Mail-Dienstes, sondern der Name Ihres Unternehmens.

In diesem Fall, wenn Sie ein Unternehmen mit dem Namen “Technology” haben, würde die Firmen-E-Mail Ihrennamen@tecnology.com lauten.

Auf diese Weise weiß jeder, der eine E-Mail von Ihrer Firmen-E-Mail erhält, von vornherein, dass es sich um etwas Professionelleres handelt.

Wie können Sie das Beste aus einer Firmen-E-Mail machen?

Mit einer E-Mail für jede Art von Firma oder Unternehmen können Sie die Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern, Lieferanten und Kunden verbessern.

Sie können aber nicht nur als Kommunikationsmittel betrachtet werden, sondern auch als ein Instrument zur Verbesserung und Steigerung der Arbeitsproduktivität.

Deshalb ist es wichtig, bei der Erstellung einer solchen E-Mail zu lernen, wie sie optimal genutzt werden kann.

Aus diesem Grund werden wir Ihnen eine Reihe von Tipps geben, die Sie anwenden können, um Ihre Produktivität mit dieser Art von E-Mails zu steigern:

Halten Sie Ihren Posteingang organisiert

Als Erstes müssen Sie dafür sorgen, dass Ihr Posteingang aufgeräumt ist.

Dies ist umso wichtiger, wenn Sie in einem größeren Unternehmen arbeiten und täglich eine große Anzahl von E-Mails erhalten.

Wenn das der Fall ist und Sie Ihre Post nicht in Ordnung halten, werden Sie mit einer großen Anzahl unbeantworteter Nachrichten überschwemmt.

Daher ist eine gute Organisation unerlässlich, damit Sie alle Personen, die Ihnen über Ihre Firmen-E-Mail schreiben, korrekt und ordnungsgemäß bedienen können.

Zu diesem Zweck können Sie die Registerkarten in Ihrem Posteingang nutzen, um die Arten von E-Mails zu kategorisieren, so dass z. B. alle E-Mails von Lieferanten im selben Ordner abgelegt werden können.

Sie können auch die Labels verwenden, um Nachrichten zu filtern, wenn Sie ein bestimmtes Thema in einem Label haben möchten.

Nutzen Sie die zusätzlichen Tools, die Ihnen der Server bietet

Ein weiterer Aspekt, den Sie wahrscheinlich noch nicht kannten, ist die Vielfalt der Tools, die Sie in Verbindung mit Ihren E-Mails nutzen können. Es handelt sich dabei um Optionen, die Ihnen zur Verfügung stehen und mit denen Sie Ihre Produktivität steigern können.

So können Sie beispielsweise E-Mails planen, virtuelle Meetings einrichten, deren Links Sie per E-Mail weitergeben, Dateien für mehrere Personen gleichzeitig zugänglich machen und vieles mehr.

Natürlich sollten Sie bedenken, dass sich die Tools je nach E-Mail-Dienst, mit dem Sie arbeiten, ändern können.

Sie müssen also recherchieren, welche Optionen Ihnen zur Verfügung stehen, um zu entscheiden, welche Tools Sie am besten nutzen können.

Automatische Antworten auf Nachrichten erstellen

Um mit den Tipps fortzufahren, sollten Sie wissen, dass Autoresponder auch ein hervorragendes Werkzeug sein können, um die Überprüfung von E-Mails zu beschleunigen.

Einerseits, weil Sie die Fragen, die die Leute, die Ihnen schreiben, vielleicht haben, direkt beantworten oder angeben können, an wen sie ihr Anliegen richten müssen.

Außerdem sind diese Arten von Nachrichten sehr nützlich, wenn Sie nicht erreichbar sind, um Nachrichten zu beantworten, oder wenn man Ihnen außerhalb der Arbeitszeiten schreibt.

Auf diese Weise wissen diejenigen, die Ihnen schreiben, dass sie nicht sofort eine Antwort erhalten, sondern dass Sie so schnell wie möglich antworten werden.

Eliminieren Sie unbrauchbare E-Mails

Wenn Sie ein Unternehmen sind, das die Firmenpost als häufiges Kommunikationsmittel einsetzt, dann können Sie sicher sein, dass Ihr Posteingang in kürzester Zeit völlig überfüllt sein wird.

Eine der Maßnahmen, die Sie regelmäßig ergreifen müssen, ist daher das Löschen von E-Mails, die Sie bereits gesehen haben und die unbrauchbar geworden sind.

Je nach der Menge des E-Mail-Verkehrs, den Sie erhalten, müssen Sie dies vielleicht einmal im Monat oder in extremen Fällen sogar einmal pro Woche tun.

Erstellen Sie immer ein Backup in der Cloud

Es gibt nichts Besseres, als ein Backup aller Konversationen in der Cloud zu haben.

Glücklicherweise bieten die meisten E-Mail-Dienste heutzutage die Möglichkeit, die empfangenen E-Mails in die Cloud hochzuladen.

Wenn Sie also eine E-Mail versehentlich löschen, können Sie sie schnell und einfach wiederherstellen.

Außerdem hilft Ihnen diese Art der Sicherung dabei, Konversationen so lange zu archivieren, wie Sie es für richtig halten.  

Verschlüsseln Sie die von Ihnen gesendeten E-Mails

Es ist jedoch wichtig zu bedenken, dass E-Mails, die zu den am meisten gefährdeten Daten gehören, ein Risiko darstellen können.

Es gibt viele böswillige Personen und Hacker, die versuchen werden, Ihnen Spam zu schicken oder Malware auf Ihren Computer zu bringen.

Außerdem können sie natürlich die Informationen sehen, die Sie in Ihre E-Mail eingeben. Diese können manchmal private oder vertrauliche Daten enthalten, die, wenn sie in die falschen Hände geraten, eine Gefahr darstellen könnten.

Dies kann sowohl bei privaten als auch bei geschäftlichen E-Mails passieren, so dass Sie vorsichtig sein müssen.

Eine gute Möglichkeit, sich abzusichern, besteht darin, alle E-Mails, die Sie versenden, mit einer digitalen Signatur zu verschlüsseln.

Auf diese Weise benötigen diejenigen, die Ihre E-Mails erhalten, ein Kennwort, um auf die darin enthaltenen Informationen zuzugreifen.

Wie schreibt man die richtige Nachricht in einer Unternehmens-E-Mail?

Jetzt, da Sie eine bessere Vorstellung davon haben, wie Sie Ihre geschäftlichen E-Mails optimal nutzen können, ist es an der Zeit, über das Verfassen von E-Mails zu sprechen.

Ob Sie nun der Empfänger oder der Absender einer Nachricht sind, Sie müssen sicherstellen, dass Sie sie richtig verfassen, vor allem, wenn Sie sie auf professioneller Ebene verwenden wollen.

Deshalb ist es so wichtig, darauf zu achten, dass Sie die E-Mails  gut schreiben, dass sie formell klingen und dass sie dem Kommunikationsziel entsprechen, das Sie sich selbst gesetzt haben.

Damit Sie sich in diesem Punkt sicher sein können, geben wir Ihnen eine Reihe von Tipps, wie Sie eine Firmen-E-Mail schreiben können:

Halten Sie Ihre Nachricht kurz und prägnant

Bei dieser Art von E-Mail ist es am besten, wenn Sie die Nachricht kurz und einfach halten.

Je kürzer sie ist, desto besser wird sie von der Person, die sie erhält, verstanden.

Wenn es sich jedoch um eine Anforderung handelt, bei der Sie einem Kunden eine Erklärung oder ein Mini-Tutorial geben müssen, ist es verständlich, dass die Nachricht länger sein sollte.

Versuchen Sie aber in solchen Fällen, den Text so zu gestalten, dass er verständlich ist: Vermeiden Sie lange Absätze, verwenden Sie einfache Wörter, gliedern Sie die Informationen in eine nummerierte Liste usw.

Halten Sie sich an die Regeln der Höflichkeit und der Rechtschreibung

Es versteht sich von selbst, dass in Ihren geschäftlichen E-Mails Höflichkeit, Höflichkeit und Respekt stets präsent sein sollten.

Egal, ob Sie eine Hauptnachricht oder eine Antwort schreiben, denken Sie immer daran, Ihr Gegenüber zu begrüßen, höflich zu sprechen und sich zu verabschieden.

Darüber hinaus sollten Sie natürlich immer einen professionellen Ton beibehalten, um Missverständnisse oder eine schlechte Behandlung des Empfängers zu vermeiden.

Hand in Hand damit geht die Frage der Rechtschreibung, denn wenn Sie mit einer Firmen-E-Mail arbeiten, müssen Ihre Nachrichten sehr gut geschrieben sein.

Vergewissern Sie sich also, dass Sie Ihre Wörter richtig geschrieben haben, markieren Sie fehlende Akzente, verwenden Sie Satzzeichen korrekt und setzen Sie Großbuchstaben richtig ein, bevor Sie die betreffende E-Mail versenden.

Verwenden Sie die Betreffzeile angemessen

Die Teile einer E-Mail sind dazu da, um verwendet zu werden, und auch wenn Sie vielleicht Zweifel haben, wenn Sie zum ersten Mal mit einer E-Mail konfrontiert werden, ist es wichtig, sich mit den Teilen der E-Mail vertraut zu machen.

In den meisten Fällen haben Sie Platz, um den Betreff Ihrer Nachricht anzugeben, die E-Mail-Adresse des Empfängers zu schreiben und Ihre Nachricht zu verfassen.

Viele Leute lassen die Betreffzeile einer E-Mail weg oder schreiben die Nachricht sogar in die Betreffzeile.

Das sind Fehler, die Sie vermeiden sollten, wenn Sie professionell bleiben wollen.

Denken Sie daran, dass Sie in der Betreffzeile der E-Mail den Grund für das Verfassen der Nachricht angeben sollten, damit der Empfänger im Voraus weiß, worum es Ihnen geht oder was Sie brauchen.

Identifizieren Sie Ihre Nachricht gut

Ein weiterer grundlegender Punkt, den viele Leute oft vergessen, ist die Identifizierung der Nachricht.

Das Beste, was Sie tun können, ist, entweder am Anfang oder am Ende des Textes Ihren Namen und Ihre Position im Unternehmen zu nennen.

Auf diese Weise weiß der Empfänger der Nachricht, wer Sie sind und an wen er sich wenden kann, wenn ein neues Problem auftaucht oder wenn er weitere Informationen benötigt.

Fügen Sie andere Dateien oder grafische Ressourcen nur bei Bedarf an

Schließlich ist es zwar richtig, dass Sie in manchen Fällen Dateien, Bilder oder andere Ressourcen anhängen müssen, aber am besten beschränken Sie sich darauf, sie nur bei Bedarf hinzuzufügen.

Der missbräuchliche Versand solcher Dateien kann auch die Professionalität Ihres Auftretens gegenüber Ihren Gesprächspartnern beeinträchtigen.

Auch wenn Sie um ein bestimmtes Dokument gebeten wurden, versuchen Sie, eine kurze und respektvolle Nachricht zu senden, um zu betonen, dass Sie es senden, da eine Antwort nur mit der Datei und ohne jegliche Nachricht etwas unbeholfen wirken kann.

Jetzt, da Sie eine klare Vorstellung von der Verwendung einer Firmen-E-Mail haben, sind Sie viel besser darauf vorbereitet, sie zur Verbesserung der Produktivität Ihres Unternehmens einzusetzen.

Warten Sie also nicht länger, erstellen Sie eine Firmen-E-Mail und beginnen Sie damit zu arbeiten, damit Sie alle Vorteile genießen können.

Falls Sie die E-Mail schon nutzen, wussten Sie von all diesen Tipps und fanden Sie sie nützlich? Lassen Sie uns Ihre Meinung zu diesem Thema in den Kommentaren wissen.