El paso a paso para simplificar tu trabajo con Excel Macros

Ser productivo en ocasiones, puede ser un gran reto. Es posible que nuestro estado de ánimo no sea el mejor, o simplemente estés atravesando una situación poco agradable, por lo que tu productividad y efectividad en el trabajo puede verse afectada. 

Pero, ¿y si te dijéramos que existe una pequeña solución para tus trabajos en Microsoft Excel? 

Se trata de un principiante o un experto en el tema del manejo de Excel, lo cierto es que hacer uso de las macros es esencial al momento de aumentar mucho más tu nivel de productividad. 

Pero ¿en qué consiste realmente este método?, ¿es tan efectivo como se plantea? Pues el día de hoy, tú serás juez de ello, a través de un artículo totalmente educativo y cuya finalidad es brindarte las mejores herramientas para que tu desempeño aumente incluso en los días difíciles. 

Sin más, comencemos…

¿Qué es Excel Macros? 

Esta herramienta consiste en un software implementado dentro de la herramienta de Microsoft Excel, en el que podrás programar tareas y acciones automatizadas para que el programa las repita o recree sin tener la necesidad de mover un solo dedo. 

La configuración de cada programación es totalmente personalizada, por lo que podrás recrear las acciones que deseas y poder así, reducir en consideración la carga laboral. 

Imagina que te encuentras trabajando para una empresa de marketing digital, y todos los días tienes que realizar un cuadro excel con una misma información estructural. 

¿Para qué tener que hacer todos los días este mismo cuadro para poder rellenarlo? Reduce este tiempo programando un macro excel que te haga la tarea de crear los cuadros por ti cuantas veces lo necesites. 

Ahora te preguntamos: ¿conocías esta función dentro de la herramienta Excel? En caso de no conocerlo, de seguro te estarás llevando una gran sorpresa. 

Ya no tendrás que seguir dedicando tiempo a tareas repetitivas, maximiza tu tiempo y productividad ahora. 

¿Qué ventajas ofrece usar Macro Excel? 

Así pues, antes de comenzar a crear tu primera macro excel, te hablaremos un poco de las ventajas de este método de trabajo que cada vez más cobra mayor popularidad dentro de la comunidad. 

Así pues, Excel Macros dispone para ti: 

• Un ahorro considerable en el tiempo que te toma realizar tus trabajos y tareas dentro de la herramienta. Mientras en otras ocasiones gastabas tiempo creando cuadros, diagramas, cuestionarios o cualquier otro recurso, con macros esto ya no será necesario ya que reproduce la acción por ti de forma automática. 

• Excel resulta mucho más atractivo y útil para las funciones de cualquier profesional, sin importar en qué ámbito laboral se desempeñe. Cabe destacar que aunado al uso de macros, posees experiencia en el dominio del lenguaje Visual Basic, podrás sacarle el mejor provecho a Excel. 

• Los errores humanos son bastante comunes, y es normal cometerlos en mayor medida si nos sentimos cansados o con algún desánimo. Por ende, tener una función que te permite crear recursos con tan solo usar un comando rápido, reduce la tasa de errores de forma considerable, además de agilizar el trabajo. 

Del mismo modo, no te puedes olvidar que aprender a utilizar macros te brinda la posibilidad de aumentar tu experiencia en el uso de Excel. Y es que macros tiene una variedad en cuanto a usos y posibilidades en la plataforma, ¿quieres conocerlo? Continúa con nosotros…

3 Usos de los Excel Macros

A medida de que se extiende el uso de macro excel, también lo hacen sus usos, y es que esto también depende en gran medida de tu creatividad y capacidad para resolver problemas o  idear soluciones prácticas, razón por la cual la herramienta se lleva tan bien con el lenguaje de programación Visual Basic. 

1. Establece diversos formatos para tus documentos 

Ya sea que necesites realizar un reporte diario, semanal o mensual de un estatus, necesites crear una lista de personal, recursos o necesidades, o también formular cuestionarios o crear cuadros representativos, todo ello requiere de un formato específico. 

Cada formato además estará predispuesto a ciertas características y valores de la empresa o cliente en cuestión. 

Pero si ya conoces el patrón de trabajo y te lo sabes de memoria, entonces ha llegado el momento de crear un macro excel. 

De esta manera, te estarás ahorrando una gran cantidad de tiempo en crear los recursos necesarios. Ahora, solo bastará con que grabes el formato que necesitas, lo guardas con un comando, y Excel lo tendrá para ti siempre que lo necesites. 

2. Crea documentos en pocos segundos 

Sin importar qué tipo de recurso o informe se te solicite a través de Excel, esto lo podrás recrear con facilidad gracias a macros excel. Solo necesitarás grabar una vez los pasos para cada documento, y este lo mantendrá guardado en libros que sirven como bibliotecas a las cuales podrás acceder siempre que lo requieras. 

3. Funciones personalizadas 

Si eres consciente de fórmulas de cálculo que sólo tú conoces, entonces podrás recrearlas rápidamente con macros. A medida que tu experiencia con Excel aumenta, también aumenta tu conocimiento con respecto a las funciones y posibilidades que el programa dispone para ti. 

Todas las funciones pueden ser programables para que se reproduzcan solo apretando un botón. Así ya no tendrás ninguna dificultad para completar lo que antes te demoraba horas, en minutos. 

I

¿Qué tendría que aprender antes de aplicar Excel Macros? 

Finalmente, antes de proceder a explicar el proceso para crear macros, es importante que te hablemos un poco sobre Visual Basic, el lenguaje de programación dedicado a Excel, y que te ayudará a pulir tus habilidades con la herramienta y las funciones del método. 

«VBA», que quiere decir Visual Basic for Applications, es un lenguaje de programación dedicado al desarrollo de aplicaciones propias de Microsoft. Más específicamente, haciendo uso de las herramientas clásicas de Microsoft Office, como pueden ser Word y Excel. 

Este recurso es verdaderamente útil ya que además de programar funciones especiales y aplicaciones para el sistema operativo, permite sacar todo el provecho posible a las herramientas de Office, sobre todo en lo que respecto a Excel Macros. 

Ya sea que quieras ordenar una limpieza o depuración de información basura, solicitar información de reconocimiento o desarrollar actividades de forma eficiente y automática, todo esto y más será posible gracias a Visual Basic for applications. 

Puede que de manera puntual, no sea necesario este conocimiento para poder crear tus propias Excel Macros sin problema. No obstante, no deja de ser un conocimiento altamente valorado por las empresas de todo el mundo y que te harán lucir y trabajar de forma mucho más profesional. 

Nuestra recomendación es, poder aprender «VBA», para que puedas desenvolverte como todo un experto en el uso de Excel Macros. 

¿Cómo crear los Excel Macros? 

Vayamos ahora sí a la práctica del presente artículo. Para ello, necesitarás tener instalado Excel en tu ordenador, de ser preferible con las últimas versiones para que no tengas ningún problema con la compatibilidad o presencia de macros en tu herramienta. 

Ahora, sigue los pasos a continuación para que aprendas desde cero a cómo crear tus propios macros: 

Paso 1: Asegúrate de tener Excel actualizado

Lo primero que tienes que hacer, es abrir el programa de Microsoft Excel con la versión que tengas instalada. Recuerda, existe la posibilidad de que en versiones muy anteriores no se encuentre la función, por lo que ten esto en consideración. 

Una vez abierto el programa y estés ubicado en la hoja principal de Excel, dirígete a barra de herramientas superior, y ubica la pestaña «Vista». Esta se encuentra justo a la derecha de la barra, entre «Revisar» y «Ayuda». 

Paso 2: Ubica la pestaña Macros

Una vez tengas seleccionada la opción «Vista», se desplegará otra barra de herramientas en donde podrás ubicar la pestaña «Macros» justo debajo o en la parte derecha de la barra. 

Una vez hagas clic en ella, se te mostrará una serie de opciones disponibles, a la cual tendrás que seleccionar la que dice: «Grabar macro». Una vez seleccionado, te aparecerá un recuadro central donde podrás comenzar a configurar parte de tu macro. 

Paso 3: Brinda la información a la herramienta

Ahora bien, comenzarás a brindar la información de identificación de la macro a crear. Le podrás colocar el nombre que desees, pero te recomendamos que hagas uso de nombres fáciles de recordar y que siempre sepas el tipo de macro a la cual haces referencia. 

Por otro lado, también tendrás que seleccionar el comando que utilizarás para poder dar la orden al programa de que ejecute ese tipo de macro en concreto. 

Y por si fuera poco, si quieres crear un conjunto de macros que guarden cierta similitud o bien, que formen parte de un de un desarrollo por parte de tus actividades, puedes crear un libro y guardar allí diversos macros. 

Solo tienes que asignarle un nombre al libro, y el programa se encargará de crear y guardar las macros que quieras ubicar allí. 

Paso 4: Crea tus recursos

En el momento en el que selecciones «Aceptar» en el recuadro, este se cerrará y el programa Excel comenzará a grabar el macro. En este punto, solo tendrás que crear tus recursos como normalmente lo haces, seleccionando paso por paso las opciones para crearlo. 

El programa estará grabando cada paso de forma automática, y una vez completes de grabar tu actividad, solo tendrás que pausarlo. Para ello, dirígete nuevamente a la opciones

de «Vista» y luego «Macro», y selecciona ahora la opción de «Detener Grabación». 

Una vez hayas detenido la grabación, tu macro ya habrá sido registrado, por lo que solo tendrás que seleccionar las teclas del comando que asignaste, y el programa ejecutará la acción solicitada. 

Paso 5: Ordena tus macros a través de libros

Solo resta crear todos los macros que desees y quieras crear, solo no olvides ordenarlos a través de libros cuyos macros sean coherentes o tengas similitudes para que puedas recordarlos en todo momento. 

Si deseas revisar tu lista de libros y macros, y poder realizar alguna revisión de comandos o bien, reasignar o ajustar algunos parámetros, ve a «Vista», luego a «Macro» y selecciona «Ver macros». 

Tendrás una lista completa de todos tus macros, donde podrás revisar los pasos de cada uno de ellos. Puedes realizar modificaciones o revisar algunas opciones adicionales. 

Recomendaciones finales 

Si quieres lucir como todo un profesional en el manejo de Excel, queda bastante evidenciado que el uso de macros es parte esencial de este objetivo. 

Por esta razón, comenzar a entender cómo funciona esta herramienta y familiarizarte con ella, es el primer paso de muchos para poder alcanzar ese nivel profesional del manejo de Excel. Que en todo momento lo podrás pulir a través de algunas guías y cursos que puedas tomar al respecto. 

Sin olvidar, además, la posibilidad de aprender Visual Basic for Applications, para que además de programar, puedas también generar macros mucho más personalizados desde el lenguaje de programación. 

¿Qué te ha parecido esta pequeña clase de hoy? Como verás, crear macros no resulta tan complicado, solo basta con saber los pasos exactos para la realización de tus tareas diarias. Esto te ayudará a simplificar gran parte del trabajo, lo que significa que también podrás ser mucho más productivo. 

Si conoces a amantes del Excel, pregúntales si conocían este método y si hacen uso del mismo. Comparte la información si te ha resultado de gran utilidad y valor.