Hemos hablado en otras oportunidades de las soluciones digitales y de cómo estas han ayudado a avanzar al sector empresarial y comercial en la gestión organizacional que tanto anhelan.

En esta ocasión queremos hablarte de todo lo que necesitas saber para tramitar la información de tu emprendimiento, la gestión de tus proyectos y organizar el trabajo en equipo… Se trata de Airtable, una plataforma con la que puedes manejar una base de datos combinada con la practicidad de una hoja de cálculo.

Con la integración de esta herramienta para gerenciar dentro de tu empresa, podrás crear una base de datos personalizada que te facilitará almacenar y organizar toda la información según los criterios que apliques. 

Con Airtable la presentación de la información a tu equipo de trabajo es mucho más visual y dinámica ya que permite crear fórmulas de cálculos, relacionar datos, integrar otras herramientas como Google Calendar, Slack y Gmail, entre otras.

¿Qué es Airtable?

Airtable es una herramienta que facilita la gestión de proyectos integrando el trabajo en equipo de todos los colaboradores en tiempo real. Es un sistema informático en forma de red que posee una serie de campos en los que se pueden organizar los datos filtrados, clasificados y agrupados para un mejor manejo por parte de todos los involucrados.

Airtable es muy funcional en proyectos que incluyen el marketing digital, gestión de influencers, experimentos de crecimiento, documentos operativos del equipo de trabajo, entre otros. 

Aunque Airtable a simple vista parezca un tanto complicada, no lo es ya que es una herramienta de fácil personalización que cuenta con diferentes categorías y colores para que organices tus proyectos cómodamente. 

Características de Airtable

Airtable es una solución digital que facilita el flujo del trabajo ya que además de ser intuitiva es muy flexible lo que permite que cada quien aporte sus ideas para desarrollar proyectos. 

Entre sus principales características encontramos las siguientes: 

• Su interfaz es de fácil utilización permitiendo que cualquier persona involucrada en el proyecto cree una base de datos en solo minutos. 

• Es una plataforma en inglés para crear y compartir bases de datos relacionados con el proyecto común.

• Funciona en forma de nube y puede almacenar, organizar cualquier tipo de información incluyendo inventarios y el directorio de empleados o colaboradores.

• No necesitas aprender SQL ni memorizar comandos ya que es intuitiva.  

• Posee campos necesarios como archivos adjuntos, menú desplegable y casillas de verificación.

• Además dispone de calendario, formularios, vistas de cuadrícula, galería y un tablero de Kanban.

• Adicionalmente cuenta con aplicaciones web de escritorio, iOS y Android. 

• Los comentarios de los colaboradores se reflejan en tiempo real.

• Puedes personalizar el color, estilo, las vistas personales, bloqueos, contraseñas y restringir los recursos compartidos.

• Los costes van desde la versión gratuita hasta una tarifa mensual de 10 USD por cada usuario. 

Elementos básicos de Airtable

A continuación te hablaremos de los cinco componentes básicos de la plataforma Airtable. 

1. Base

Es simplemente la  “base de datos”, es donde se registra y almacena la información necesaria para el desarrollo del proyecto. Esta base la puedes construir desde cero, sin embargo en la biblioteca de Airtable hay un inventario extenso con plantillas de muestra que puedes utilizar y modificar con los datos que requieras. 

2. Tablas

Estas tablas contienen una lista de datos particulares con los que se forman las bases. Cada base puede utilizar más de una tabla, dependiendo de la información descrita. Estas se pueden agregar al hacer clic o importar de una tabla ya existente u hoja de cálculo. 

3. Campos

Estos son el equivalente a las columnas de una hoja de cálculo y se puede personalizar para agregar contenido coherente a los datos que contiene. Se puede incluir fotos, textos, archivos adjuntos, fechas, actualización de estado y casillas de verificación. 

Agregar un campo es sencillo, solo basta con clickear en el ícono (+) ubicado en el extremo derecho de los campos, nombrar el campo y personalizar según las opciones desplegadas y finalmente hacer clic en “crear campo”. También es posible editar un campo ya existente, moviendo el cursor hacia abajo (v). 

4. Registro

Se refiere a cada elemento de la tabla y a sus detalles. Son similares a las bases de datos que se registran en las filas y celdas de una hoja de cálculo. Si  quieres chequear un registro particular, simplemente haces clic en el ícono de expandir y las flechas te indicarán hacia dónde puedes hacerlo.

Puedes trabajar con registros de otra tabla de datos agregando un enlace y creando una asociación entre ambas tablas. El botón para agregar un registro se posiciona según la vista, en Kanban se ubica en la parte inferior y en la vista Calendario aparece en el panel lateral.

Es válido aclarar que en algunos usuarios de Airtable se ha reemplazado “registros” por “productos”. 

5. Vistas

Puedes tener varias vistas a la vez de todos los registros o una vista para cada tabla de una base. Las vistas personalizadas son recomendadas cuando necesitas ver registros con criterios particulares. Para crear una vista personalizada de los datos, basta con hacer clic en “crear nueva vista”. 

Según el tipo de vista que crees, puedes personalizar algunos campos. 

Utilidad de Airtable

Airtable es una solución digital muy versátil y la puedes utilizar de diferentes formas. A continuación te daremos las aplicaciones más comunes de esta herramienta.

• Administrar CRM´s

Gracias a la capacidad de vincular registros se puede hacer seguimiento a leads, compartir toda la información de los prospectos, clientes y socios. Además puedes utilizarlo como un CRM personal ya que su uso no está limitado al sector empresarial.

• Gestionar proyectos

Por su facilidad para personalizar esta aplicación,  permite que la gestión de cada trabajo  reciba los aportes de los miembros del equipo adaptando los datos a las necesidades de cada quien. Por ejemplo, el director de un proyecto puede crear una vista de calendario para hacer el seguimiento al lanzamiento de un producto y ver así en qué nivel se encuentra dicho lanzamiento. 

• Planificar contenidos

La planificación del programa de contenido es mucho más fácil si se utiliza Airtable como herramienta para esto. Por ejemplo, un diseñador puede ordenar sus tareas por fechas de entrega para trabajar y cumplir con estas de una forma más organizada.

• Importar contenido

Con esta herramienta puedes importar desde otras aplicaciones todo el contenido que necesites para desarrollar tus proyectos. La transferencia de datos la haces desde el panel lateral de la página de inicio de Airtable, haciendo clic en “importar” y seleccionando desde donde se desea hacer la importación. 

También puedes subir un archivo CSV o sincronizarlo desde Microsoft Excel y desde Google Sheets. Por si fuera poco, permite que transfieras información de aplicaciones como Facebook, Trello y Coda. 

Funciones de Airtable

Airtable cuenta con una serie de funciones avanzadas que te ayudarán a sacar el mejor provecho de esta herramienta en la gestión de tus proyectos. Entre estas funciones tenemos las siguientes: 

• Automatizaciones Airtable

Con esta función puedes crear hasta 50 flujos de trabajo de forma automática dentro de una base de datos de forma directa. Por ejemplo, se puede notificar automáticamente al equipo de trabajo el estado o progreso del proyecto hasta completarse. En ese caso el estado del registro de Airtable cambia a “completo”.

• Extensiones Airtable

Con esta función puedes agregar elementos adicionales a tus bases que sirvan para visualizar de mejor manera los datos. Por ejemplo, con una extensión de gráfico se pueden incluir datos directos de sus bases, de un gráfico de barras, circular o de anillos. 

• Airtable Insights

Esta función facilita el entendimiento de la interacción de los equipos y de las bases compartidas, informando sobre la automatización de los procesos y sugiriendo las formas de optimizarlas. Con esta función se puede solucionar alguna automatización inconclusa sobre los datos de la actividad de los usuarios.

• Diseñador de interfaces

Esta función facilita la creación de paneles personalizados con la información que deseas ver con los colaboradores sin que estos se sientan abrumados por la cantidad de datos contenidos en tus bases. 

• Plantillas de registro

Esto en caso de que gestiones proyectos de manera frecuente y que impliquen el uso del mismo conjunto de tareas. Con estas plantillas evitas la creación manual del mismo registro ya que con ellas puedes completar de forma más rápida la base de datos.

Ventajas de usar Airtable 

El uso de Airtable como herramienta de gestión de proyectos, tiene una serie de ventajas que te diremos a continuación: 

• Colaboración entre miembros del equipo con acceso a la misma base de datos, en tiempo real.

• Funciones automatizadas integradas en la propia herramienta.

• Opción de integrar Airtable a otras herramientas como Make o Zapier.

• Propiedades personalizadas para cada dato que se necesite. 

• Interfaz visual e intuitiva. 

Desventajas del uso de Airtable

No todo es tan bueno…  Airtable puede presentar las siguientes desventajas: 

• No puedes escribir documentos extensos ya que solo facilita la gestión de datos.

• Su consulta simultánea está limitada a 5 request por segundo. 

• Si los datos superan los 50.000 registros, Airtable se vuelve lenta.

Preguntas frecuentes sobre Airtable

Es normal que existan dudas ante lo desconocido, sobre todo cuando estás acostumbrado a trabajar con hojas de cálculos. Sin embargo, hemos seleccionado las preguntas más frecuentes respecto al uso de Airtable con la intención de que encuentres muchas luces.

1. ¿Es Airtable una hoja de cálculo o una base de datos? 

Airtable es una base de datos relacional (aunque se parezcan mucho entre sí). Con la plataforma Airtable puedes, además de almacenar la información, hacer una relación de una base de datos con los datos de otra. La hoja de cálculo simplemente almacena. 

2. ¿Airtable tiene una aplicación de escritorio?

Sí, además de Airtable web, puedes usar la aplicación de escritorio macOS o Windows.

3. ¿Airtable es gratuito?

Airtable ofrece un plan totalmente gratis con bases limitadas hasta 1000 registros. Con este plan pueden trabajar hasta cinco usuarios y tiene seis opciones de visualizaciones. Existen otros planes de hasta 20 USD por usuario y con estos puedes incluir una mayor cantidad de registros de hasta 50.000; además de obtener más opciones de visualización. 

En conclusión

No somos enemigos de lo tradicional… Si eres del team hojas de cálculo, no está mal. Sin embargo, nuestras intenciones son las de acompañar siempre, todos los procesos de emprendimiento hasta que estén muy bien encaminados hacia el éxito.

Por lo tanto, te invitamos a probar lo que está dando la hora en cuanto a soluciones digitales para la gestión de proyectos. No estaría mal que lo intentes, estamos seguros que trabajarás tan cómodo y relajado que olvidarás que has estado trabajando de otra forma.

Airtable es muy práctico, muy amigable y muy accesible… no esperes más.

Y si te quedan dudas, puedes escribirnos… si no tenemos la respuesta que necesitas, la buscaremos hasta encontrarla.