¿Qué es la matriz RACI y por qué es tan importante para los equipos de trabajo?

Trabajar en equipo puede ser un verdadero dolor de cabeza si no se tiene una buena comunicación y una buena distribución de las responsabilidades.

De hecho, muchos de los problemas en los equipos de trabajo vienen por fallas en esos dos aspectos y si es algo por lo que tú también has pasado es momento de darle orden al asunto.

Si en tu oficina no lo han probado todavía, ya es hora de que utilicen una estrategia organizada para dividir el trabajo en equipo y una de las más efectivas es la matriz RACI.

En caso de que aún no conozcas de qué va esta herramienta, es momento de que aprendas de qué se trata, para qué sirve y cómo puedes sacarle provecho.

¿Qué es la matriz RACI?

Se trata de una herramienta de gestión de proyectos que ayuda a definir los roles que cada trabajador va a cumplir en un determinado proyecto.

Es decir, es una estrategia mediante la cual se puede asignar labores específicas y organizadas a cada miembro del equipo de trabajo para que todos en conjunto puedan ser más eficientes con el trabajo.

Sí, es cierto que hoy en día hay muchas estrategias de gestión que resultan similares a esta, pero la matriz RACI se diferencia por categorizar a cuatro figuras importantes dentro de todo proyecto:

• Responsable.
• Aprobador.
• Consultado.
• Informado.

De las iniciales de cada una de estas figuras viene el nombre de RACI y por ello es reconocida como tal.

¿Cómo se distribuyen las responsabilidades con esta matriz?

Ahora bien, nada logras con solo saber cuáles son las figuras que componen su nombre, es importante que reconozcas cuáles son las responsabilidades que cada uno debe cumplir.

Después de todo, el objetivo central de una matriz de este estilo es definir mejor cuáles serán las tareas a cumplir de cada empleado.

Así que, para que puedas trabajar de forma correcta con esta matriz, necesitas saber cuáles son las funciones de cada uno de sus miembros:

1. Responsable

El responsable es esa persona que está a cargo de realizar una tarea por completo. Si en un mismo proyecto hay varias tareas por completar, es importante que cada una cuente con un responsable.

Muchos cometen el error de asignarle varias tareas a una sola persona y esto no es una buena idea, ya que harás que pierda la claridad de su responsabilidad.

Así que, dentro de una tarea en específico, siempre debe haber un único responsable que será quien se encargue de hacer la tarea en cuestión y entregarla a tiempo.

Ya que son quienes tienen un mayor nivel de responsabilidad y son la base de todo el equipo de trabajo, cuentan con la libertad de tomar las decisiones pertinentes para elegir la manera en la que se ejecutará la tarea.  

2. Aprobador o Autoridad

En lo que respecta al aprobador o la autoridad, se refiere a esa persona que está a cargo de verificar que las tareas hayan sido completadas de forma exitosa.

Pero esa no es su única responsabilidad, también son quienes se encuentran a cargo de determinar los roles de los demás miembros del equipo y registrar los avances del trabajo.

Por sus manos pasan tanto las decisiones previas, como el trabajo ya completado para verificar que se ha hecho de forma correcta.

Hay que aclarar que los jefes de trabajo caen en el error de hacer que el responsable y el aprobador sean una misma persona, pero esto no debe ser así. Es importante que, al igual que el caso anterior, sea una sola persona.

3. Consultado

También conocido como consultor, es la persona que revisa de forma exhaustiva el trabajo antes de entregarlo y da el visto bueno para su envío.

A diferencia de los otros dos roles explicados, pueden existir varios consultores para una única tarea.

Esto se debe a que los consultores deben ser personas expertas en el tema del trabajo o la tarea. De esa manera, pueden emitir un juicio final de valor para determinar si está listo para ser entregado o si le deben realizar algunos cambios.

Además, debe ser la figura a la que los responsables deben acudir cuando se les presente alguna duda sobre el trabajo en cuestión.

Debido al alto valor de los consultores dentro de cualquier tipo de trabajo, debes detenerte a pensar bien en quién ocupará este lugar.

Lo mejor será que realices una evaluación previa con todos tus empleados para así determinar quién es el más experto en el tema o quiénes se encuentran más preparados a nivel profesional para cumplir con este rol.

4. Informado o informador

Al trabajar en cualquier tipo de proyecto, es importante llevar un informe organizado de todo lo que se ha hecho y los cambios por los que ha pasado el trabajo.

Es allí en donde la figura del informado aparece para encargarse de llevar un control de todos los avances del trabajo.

A esta figura deberán acudir todas las personas ya mencionadas para hacerle saber cada vez que se realice un cambio o se haya desarrollado un nuevo avance en el proyecto.

De esa manera, el informador podrá cumplir a la perfección con su tarea de llevar un registro de todo lo que el equipo ha hecho.

Entonces… ¿Para qué sirve la matriz RACI?

Si aún no te sientes del todo convencido de que esta sea una herramienta que te resulte de utilidad, debes conocer más a fondo cuáles son las funciones de esta herramienta.

Puede que en un principio te parezca que no es de tanta utilidad o que no se adaptará bien a tu proyecto de trabajo. Pero antes de tomar una decisión definitiva sobre su uso, debes conocer para qué sirve y qué tipo de beneficios ofrece:

1. Genera mejoras en la productividad

En vista de que cada quien tendrá una etapa o factor del cual encargarse, la productividad de todo el equipo va a ir en aumento.

Al aplicar la matriz RACI podrán culminar con el proyecto que tienen previsto en una menor cantidad de tiempo. Sin que esto signifique que el resultado final del trabajo sea mediocre.

De hecho, sucede todo lo contrario, se reduce el tiempo de entrega y se aumenta la calidad del resultado.

Además, gracias a que durante el proceso se estará al tanto de llevar el registro de todo y realizar los cambios pertinentes, no deberá esperar a un proceso extra de revisión final.

2. Permite una comunicación rápida y eficaz

La comunicación suele ser uno de los factores que más interfiere en el trabajo en equipo y por ello es necesario utilizar estrategias que la vuelvan mucho más eficaz.

Por supuesto, como ya te lo habrás imaginado, la matriz RACI es una de ellas.

Una vez que designes los roles que van a cumplir cada uno de los miembros, la comunicación entre ellos será más sencilla. Por ejemplo, el responsable ya sabrá que tendrá que ir con el consultor cuando tenga dudas o todos los miembros saben que deben mantener actualizado al informador.

Claro está, recuerda que esto no quiere decir que se trate de una herramienta mágica, los problemas y las diferencias de opiniones siempre pueden surgir. Pero sí que es cierto que al utilizar esta metodología de trabajo los malentendidos disminuirán de forma notable.

3. Facilita el cumplimiento de las expectativas

Siempre que se inicia con un proyecto laboral, las expectativas se encuentran por los cielos, pero a medida que se avanza, se puede perder el foco principal de todo.

Este es un problema bastante común, pero te podrás despedir de él si comienzas a trabajar con esta matriz.

En vista de que las tareas estarán mejor divididas y organizadas, los trabajadores podrán mantener el foco en el objetivo y concentrarse de forma específica en las expectativas que se deben cumplir.

4. Permite una distribución de trabajo justa

Si trabajas en una oficina sabrás bien que las peleas suelen iniciar porque un empleado considera que tiene más trabajo que otro.

Esto es algo muy típico, pero si, como jefe, quieres mejorar el ambiente laboral de tu empresa, debes distribuir de forma equitativa las tareas de tus empleados.

Y, ¿qué mejor forma de hacerlo que utilizar una matriz organizada en la que todos tendrán un rol importante y con una cantidad de trabajo justa?

¿Cómo saber si una matriz RACI es lo que tu equipo de trabajo necesita?

Si has llegado hasta aquí, es posible que tengas dudas sobre el tema. En especial para determinar si la matriz RACI es la estrategia que tu empresa necesita.

Como ya sabrás, existen muchísimas metodologías de trabajo que puedes aplicar dentro de tu negocio y cada una de ellas tiene sus características específicas.

Al centrarse en la matriz RACI como tal, debes saber que es una herramienta ideal para equipos de trabajo muy específicos.

Lo primero que debes saber es que resulta de mayor ayuda si se aplica en equipos de trabajo en el que están involucradas una gran cantidad de personas.

También resultará útil en el caso de grupos que sean multidisciplinarios o para proyectos que desde un inicio se muestran complicados.

En vista de que uno de los objetivos principales de la matriz es delimitar mejor todas las cargas laborales, podrás aplicarla siempre que se presenten proyectos en los que se deben completar muchas tareas.

Claro está, si se trata de algo que te llama mucho la atención y de verdad quieres utilizarlo, pero tienes un equipo de trabajo pequeño, podrías aplicarlo, pero deberás ajustarlo a tus objetivos.

Si cuentas con los miembros necesarios como para repartir todo el trabajo y dividir las tareas, su aplicación la podrás ejecutar sin problema.

Pasos para trabajar con la matriz RACI

Antes de culminar, queremos que sepas todo lo que puedes necesitar al respecto del tema, y por ello te daremos luces sobre cómo trabajar con esta matriz.

Ten en cuenta que los pasos pueden ajustarse según tus objetivos empresariales, pero de forma general los consejos que debes tomar en consideración siempre son:

1. Establece la complejidad y extensión del proyecto

Lo primero que debes hacer es determinar cuál es el nivel de complejidad del proyecto y cuánto tiempo puede tomar su conclusión.

De esa manera, te asegurarás de visualizar desde el inicio todas las tareas individuales que se deben seguir. Así, podrás crear una organización laboral realista sin tener que sobrecargar a todos tus empleados.

2. Elige a tu equipo laboral

Por supuesto, necesitas contar con un equipo de trabajo que esté cualificado para las tareas según cuál sea el proyecto que vayas a desarrollar.

Sin duda, este es uno de los pasos más importantes de todos, ya que deberás definir quiénes serán los que ocupen cada uno de los roles.

3. Determinar las tareas a cumplir

En este punto tendrás que comenzar a trabajar en la matriz para que todos estén al tanto de lo que deben hacer.

Todo es cuestión de crear un esquema en el que se especifique todas las partes del proyecto y los objetivos a cumplir.

4. Asigna todos los roles

Cuando ya tengas todo lo mencionado en claro, deberás informarles a tus empleados cuáles serán los roles que cada uno debe cumplir.

De manera que puedan verificar en el esquema cuáles son las tareas y las responsabilidades de las que estarán a cargo.

Al momento de asignar los roles, lo mejor que puedes hacer es planificar una reunión en la que todos estén presentes para que puedan aclarar sus dudas si las tienen.

5. Crea un calendario en el que se organice todo

Por último, para asegurarte de que todo vaya viento en popa, debes crear un calendario en el que se establezca la fecha de entrega del proyecto y la fecha estimada de culminación de cada tarea.

Procura dejar un margen de tiempo extra, de modo que sea un calendario flexible, para que tus empleados puedan trabajar mucho más cómodos y libres de presión.

Ahora que ya tienes en claro de qué se trata la matriz RACI estás más que preparado para comenzar a utilizar.

Puedes tener la certeza de que su aplicación te va a brindar un mayor nivel de eficiencia en el trabajo y, por ende, todos podrán organizar sus horas laborales del mejor modo posible.

Todos esos proyectos que antes tardaban en estar listos y que te causaban un gran dolor de cabeza, ahora podrán culminarse de forma mucho más rápida.

Y a ti, ¿qué te parece la idea de trabajar con una matriz RACI? ¿Crees que es algo que se adaptaría a tu equipo de trabajo?

Déjanos un comentario con tu opinión y haznos saber qué tal te ha funcionado.