Ursachen & Prävention von Prokrastination bei der Arbeit

Wie oft haben Sie schon daran gedacht, zu prokrastination? Wir versichern Ihnen, dass Sie das schon oft getan haben, und dann stellen Sie fest, dass Sie folgendes tun:

1. Sie erledigen die Aufgabe mit großer Geschwindigkeit, weil Sie keine Zeit mehr haben.
2. Sie haben keine Energie und keine Aufmerksamkeit für Details.
3. Sie haben das Gefühl, dass alles, was Sie tun, nicht genug ist.

Zwischen der Schnelligkeit der Routine oder der Unzufriedenheit mit einer Sache ist die Prokrastination zu einer weit verbreiteten Angewohnheit unter den Menschen geworden, die ihre Aktivitäten unbewusst mehr als einmal zugunsten von schnelleren oder angenehmeren Aktivitäten aufschieben.

In der Tat ist Prokrastination der Hauptgrund, warum viele Unternehmen oder persönliche Marken keine besseren Ergebnisse bei ihren Projekten erzielen.

In diesem Artikel erklären wir ausführlich alles über Prokrastination, wie man sie erkennt und was man tun kann, um ihre Auswirkungen im Arbeitsumfeld zu beseitigen.

Was ist Prokrastination? 

Unter Prokrastination versteht man das Aufschieben von Aktivitäten oder Situationen, die innerhalb einer bestimmten Zeit erledigt werden müssen und durch andere, zwanglosere oder unmittelbarere Aktivitäten aufgeschoben werden.

Oft ist dies ein Verhalten, das zur Gewohnheit wird, so dass es zu einem unbewussten Impuls im täglichen Leben wird. Dies kann sowohl im beruflichen als auch im alltäglichen Umfeld der Fall sein.

Einer der häufigsten Gründe für Prokrastination ist die Angst vor Ablehnung, Perfektionismus, Langeweile bei der Aufgabe oder Burnout. 

Natürlich macht Sie das Aufschieben nicht unverantwortlich oder zu einem schlechten Menschen, es ist nur ein weit verbreitetes Phänomen in der heutigen Arbeitswelt. 

In der Tat sind bis zu 56 % der Weltbevölkerung von Prokrastination betroffen, so dass viele Unternehmen davon betroffen sind, dass prokrastinierende Arbeitnehmer ihre Ergebnisse nicht erreichen.

Woher weiß ich, dass ich prokrastiniere?

Prokrastination ist nicht das einzige Anzeichen dafür, dass Sie prokrastinieren, es gibt auch andere Variablen, die Ihnen helfen können, dies zu erkennen, z. B:

• Sie verschieben Aktivitäten auf die letzte Minute. Mit anderen Worten: Sie verbringen Ihre Zeit mit anderen Aufgaben.
• Sie überfrachten Ihren Terminkalender mit Aktivitäten, die nichts mit der eigentlichen Tätigkeit zu tun haben, wie z. B. Sitzungen oder Ausflüge. 
• Sie fangen eine wichtige Aufgabe an, lassen sie aber nach ein paar Minuten für eine andere Aufgabe liegen, die weniger wichtig ist. 
• Sie lassen sich leicht ablenken, während Sie die Tätigkeit ausführen. 
• Sie checken mehrmals Ihre E-Mails und suchen nach Gründen, um sich zu beschäftigen. 
• Sie organisieren Ihre Zeit nicht so, dass Sie Ihre Tätigkeit in Ruhe ausüben können. 

Hinweis: Wenn Sie mindestens drei dieser Verhaltensweisen zeigen, schieben Sie Ihre Arbeit auf. Das erste, was Sie tun müssen, ist zu erkennen, dass Sie dies tun, und dann Maßnahmen ergreifen.

Was sind die Ursachen für Prokrastination bei der Arbeit?

Die Hauptursachen für die Prokrastination bei der Arbeit werden auf die unbewusste Ebene der Menschen zurückgeführt.

Das heißt, man merkt oft gar nicht, dass man die Arbeit aufschiebt, weil man sich einredet, dass keine Zeit ist oder es noch nicht erledigt werden kann.

Laut Harvard Business Review gibt es noch weitere Ursachen für Prokrastination, wie z. B:

1. Versagen bei der Organisation von Aufgaben.

Am stärksten betroffen sind Berufstätige und Unternehmen, die keine spezifischen Fristen einhalten oder über kein Organisationsinstrument verfügen.

Wenn man keine Agenda oder eine klare Richtung hat, die man verfolgen kann, kann sich die Zeit ausdehnen und die Desorganisation der Prioritäten führt dazu, dass Aufgaben aufgeschoben werden.

So kommt es zu dem typischen Verhalten, alles in letzter Minute zu erledigen oder bereits dann, wenn die Arbeiten abgegeben werden müssen. 

 

2. Angst und Langeweile 

So klischeehaft es auch klingen mag, aber Angst und Langeweile vor einer Aufgabe bringen das menschliche Gehirn dazu, Gründe zu finden, warum man diese Aufgabe nicht erledigen sollte. Wenn Sie sich also bei Ihrer Arbeit unwohl fühlen, weil Sie sie als langweilig oder ermüdend empfinden, werden Sie Gründe finden, sie nicht zu tun.

Versuchen Sie, Gründe zu finden, die Sie motivieren, die Arbeit zu tun, oder entwickeln Sie Prozesse, die Ihnen mehr Spaß machen, z. B. Anreize, wenn Sie die ANO abgeschlossen haben.

3. Extremer Perfektionismus 

Ein geringes Selbstwertgefühl oder extremer Perfektionismus sind weitere Ursachen für Prokrastination. Berufstätige, die mit Verwaltungstätigkeiten zu tun haben, bei denen alle Berechnungen präzise sein müssen, oder die aufgrund des Innovationsfaktors kreativ arbeiten, sind diejenigen, die häufiger zu Prokrastination neigen.

Wenn man eine “perfekte” Arbeit abliefern will, neigt man dazu, sich mehr Zeit zu lassen, weil alles, was man tut, unzureichend erscheint. Die Erwartungen sind unerreichbar.

4. Probleme mit dem Fokus

Klarheit, Präsenz und Fokussierung sind unerlässlich, damit Sie Ihre Aufgaben erledigen können, denn ein ungeordneter Geist bringt Sie nicht voran, sondern verlangsamt alle Ihre Prozesse.

Studien aus aller Welt zufolge haben emotionale Probleme wie Scheidungen oder Depressionen dazu geführt, dass hervorragende Arbeitskräfte ihre Arbeitsleistung verringern, weil sie sich nicht auf ihre Aufgaben konzentrieren können.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Ursache der Prokrastination auf emotionale und motivationale Defizite bei Menschen zurückzuführen ist, die Klarheit und Ordnung verlieren und diese Gewohnheit entwickeln.

Was sind die Nachteile des Aufschiebens bei der Arbeit?

Wenn Sie bei der Arbeit aufschieben, leidet nicht nur das Unternehmen, sondern auch Sie selbst. Zu den wichtigsten Nachteilen gehören folgende: 

• Verschlechterung des Endergebnisses von Projekten. 
• Anhäufung von Arbeitsaufgaben. 
• Langsamere Ausführungsprozesse. 
• Weniger Zeit für die Vorbereitung und Gestaltung von Aufgaben.
• Abnehmende Motivation.
• Erhöhte Abwesenheit und Fluktuation. 

Auf den ersten Blick sind diese Nachteile kein ernsthaftes Problem, aber wenn sie nicht rechtzeitig behoben werden, können sie zur Entlassung oder zu einem schlechten Ruf im Arbeitsumfeld führen.

Tipps gegen Prokrastination bei der Arbeit 

Es gibt viele Alternativen, die dazu beitragen können, die Auswirkungen der Prokrastination zu bekämpfen, was kurzfristige Vorteile mit sich bringen kann.

Es ist wichtig, sich vor Augen zu halten, dass diese Bemühungen dazu beitragen, die Denkweise zu ändern und Ordnung in das Arbeitsumfeld zu bringen. Außerdem sollten sie täglich geübt werden, bis sie zur Routine werden.

In diesem Artikel empfehlen wir die folgenden Tipps:

1. Erstellen Sie eine Liste mit Zielen und halten Sie sich daran! 

Der erste Schritt, um mit dem Aufschieben aufzuhören, besteht darin, sich mit den Zielen oder Ergebnissen Ihrer Arbeit zu verbinden, zu verstehen, dass Sie ein wichtiges Glied sind und Ihre täglichen Ziele erreichen müssen.

Je mehr Klarheit und Präsenz Sie haben, desto besser können Sie Ihre Tätigkeiten ausführen, da alles einen Sinn ergibt und reibungsloser abläuft.

2. Erstellen Sie eine Liste mit Prioritäten

Es ist ganz normal, dass unvorhergesehene Termine oder Situationen den Tag durchkreuzen und Aktivitäten, die bereits auf der Tagesordnung stehen, verzögern können.

Es ist jedoch wichtig, dass Sie in solchen Fällen eine Notfallplanung haben, die es Ihnen ermöglicht, sich um das Dringende zu kümmern und trotzdem die Tagesziele zu erreichen.

Viele Berufstätige haben einen 2-Stunden-Block für unvorhergesehene Situationen, so dass in solchen Fällen ein Block für die Aufgaben reserviert werden kann, die im Laufe des Tages liegen geblieben sind.

3. Organisieren Sie Ihren Zeitplan in Prioritätsblöcken

Wenn eines Ihrer Probleme die Ordnung ist, gibt es Organisationsinstrumente wie die Eisenhower-Matrix.

Dabei werden die wichtigsten Aufgaben sofort erledigt, während die übrigen nach und nach erledigt werden, je nachdem, wie viel Zeit Sie für sie haben.

Das Tool ist in 4 Quadranten unterteilt, in die Sie einordnen können: was sofort zu erledigen ist, was zu planen ist, was zu delegieren ist und was zu streichen ist. 

Mit einer Prioritätenliste haben Sie einen höheren Organisationsgrad und können Ihre Arbeit besser erledigen.

4. Ein Perfektionist zu sein ist keine Sünde, aber VORSICHT! 

Jedem von uns ist es schon einmal passiert, dass wir eine Arbeit nicht abliefern, nicht weil sie nicht fertig ist, sondern weil wir mit dem Ergebnis nicht zufrieden sind. Und dieser Grund ist eine der Hauptursachen für Prokrastination bei der Arbeit. 

Wir wollen Sie nicht dafür kritisieren, dass Sie eine fehlerfreie Arbeit mögen, aber es ist ein bisschen übersättigt, eine Million Mal zu kontrollieren und die ganze Arbeit zu verlangsamen, nur weil man etwas perfekt haben will.

In solchen Fällen ist es ideal, eine Tätigkeit zu beenden, ein paar Minuten Pause zu machen, sie nur einmal zu überprüfen und sie als erledigt zu markieren. Schließen Sie einfach die Datei und machen Sie mit etwas anderem weiter.

5. Zeitkritische Herausforderungen – lassen Sie uns optimieren! 

Manchmal sind nicht die Prioritäten das eigentliche Hindernis, sondern die Zeit, die man braucht, um etwas zu tun. Wenn das bei Ihnen der Fall ist, brauchen Sie nicht zu verzweifeln, denn es gibt auch Methoden, die Ihnen helfen, sich auf Aufgaben zu konzentrieren und sie in kürzerer Zeit zu erledigen.

Zu den Möglichkeiten, die Sie nutzen können, gehören:

6. Die Getting-Things-Done-Methode (GTD)

Ihr Ziel ist es, dass Sie sich auf die wichtigsten Dinge konzentrieren, während Sie nach und nach zu den Teilaufgaben übergehen. Die Methode geht davon aus, dass sich das menschliche Gehirn bis zum Ende auf eine Aufgabe konzentrieren sollte, ohne sich um andere zu kümmern.

7. Die Pomodoro-Technik

Sie ist eine der besten Möglichkeiten, da sie darin besteht, Zeitblöcke von 25 bis 40 Minuten für eine bestimmte Aufgabe einzuteilen.

Wenn Sie z. B. einen Aufsatz mit 2 000 Wörtern schreiben müssen, benötigen Sie 3 Pomodoros à 25 Minuten. Eine für die Recherche, die zweite für das Schreiben und die dritte für das Korrekturlesen.

Diese Methode führt dazu, dass das menschliche Gehirn die Zeit eingrenzt, d.h. da es eine feste Frist hat, kann es sich konzentrieren und die Arbeit bewältigen.

Ein weiterer wichtiger Vorteil ist, dass zwischen diesen Pomodoros 5-minütige Pausen eingelegt werden, so dass sich der Geist entspannen kann, um sich wieder an die Arbeit zu machen. Der Hauptvorteil besteht darin, dass Sie Ihren Tag nach Aktivitäten organisieren können.

8. Time-Blocking

Man kann es auch “Zeitblockierung” nennen. Ihr Ziel ist es, Ihren Tag in Kategorien oder Missionen einzuteilen. 

Wenn Sie eine persönliche Marke haben und mehrere Rollen innerhalb dieser Marke erfüllen, kann die Zeiteinteilung folgendermaßen aussehen:

• Montag – 9:00 Uhr bis 11:00 Uhr Follow-up mit ausstehenden Kunden.
  • 11:30 Uhr bis 12:30 Uhr Mittagspause.
  • 13:00 bis 15:00 Uhr Arbeit im Markenmanagement.
  • 15:30 Uhr bis 17:00 Uhr Besprechungen mit Kunden und Partnern.

Das Ziel ist, dass Sie zu jeder Zeit ein bestimmtes Ziel verfolgen. Die Tagesordnung kann sich ändern, je nachdem, welche Aufgaben Sie gerade anstehen haben. 

Die Prokrastination hängt auch mit der Zerstreuung von Ideen zusammen, da es schwierig ist, über Finanzen nachzudenken, wenn kreative Prozesse im Gange sind. 

9. Die Zwei-Minuten-Regel

Eine weitere beliebte Alternative ist die Zwei-Minuten-Methode, die der Pomodoros-Regel sehr ähnlich ist. 

Der Unterschied besteht darin, dass die zwei Minuten in diesem Fall für unmittelbare oder kleine Aktivitäten verwendet werden, die in wenigen Minuten erledigt werden können. Einige davon könnten sein: E-Mails checken, einem Kunden antworten oder ein Dokument korrigieren. 

Damit soll verhindert werden, dass das Gehirn mit Kleinsttätigkeiten überlastet wird, während die wichtigeren Tätigkeiten erledigt werden. Außerdem werden die Prozesse dadurch flexibler, da die Menge der zu erledigenden Aufgaben reduziert wird. 

10. Schaffen Sie Routinen 

Ein weiterer Tipp, der Ihnen helfen kann, die Prokrastination zu verringern, sind Routinen. Wenn Sie tägliche oder standardisierte Prozesse haben, wie z. B. das Versenden von Berichten, können Sie sich einen regelmäßigen Zeitblock reservieren. 

Wenn Sie z. B. Community-Manager sind, können Sie morgens Beiträge von Ihren Konten posten und den Nachmittag mit der Erstellung von Inhalten verbringen. 

Routinen disziplinieren Ihr Gehirn, so dass es sich an die Ausführung bestimmter Aufgaben gewöhnt. Auf diese Weise verringern Sie die Angst und die Ermüdung, die mit einer bestimmten Tätigkeit einhergehen. 

Viele Menschen haben sogar festgestellt, dass sie nach der Schaffung einer Arbeitsroutine bessere Ergebnisse erzielt haben und die Arbeit mehr Spaß macht, weil sie innerhalb von Fristen erfolgt. 

Und das Wichtigste… 

Prokrastination ist eine Handlung, an der man jeden Tag arbeiten muss, denn sie ist eine Gewohnheit, und man kann sie betreiben, ohne es zu merken. 

Befolgen Sie diese Tipps routinemäßig, damit Sie Ihr Verhalten korrigieren und bei der Arbeit allmählich produktiver werden können. 

Sie können auch einen Blick auf unsere Schulungen zur Unternehmensorganisation und zum Zeitmanagement werfen; dort finden Sie weitere Einzelheiten und Hilfsmittel zu diesem Thema. 

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