11 Tips de gestión de tiempo que te convertirán en una persona eficiente

¿Hay algo más valioso que el tiempo? Definitivamente no, es la moneda de cambio y el tesoro más valioso que tenemos.  Por lo tanto, no cabe duda de que la gestión del tiempo es una de las soft skills más potentes. 

¿Eres de los que te vas a dormir con la cabeza llena de las cosas que te quedaron pendientes por hacer? 

Pues no eres el único y el caso es que las compañías son cada vez más exigentes y necesitan de mucha organización para ser totalmente eficientes. 

¿Quieres aprender a gestionar el tiempo? ¿A aprovechar, de verdad las 24 horas que tiene el día? ¡Entonces esto te interesa! 

¿Qué es la gestión del tiempo?

Lo primero es definir qué es la gestión del tiempo. Se trata del control y planificación de la cantidad de minutos y horas que se dedica a las actividades del día con la finalidad de ser más productivo y lograr las metas que te propusiste. 

En muchas ocasiones programamos una serie de tareas en la agenda al finalizar el día anterior, pero cuando terminamos la jornada siguiente nos damos cuenta de que no nos alcanzaron las horas para hacer todo lo que nos propusimos. 

Entonces, conocer a qué dedicas tu tiempo te permitirá descubrir qué prioridades tienes en la vida, a qué le estás dedicando más plazo del que deberías y cómo puedes gestionar de mejor manera tu tiempo para evitar retrasos innecesarios en tu trabajo y en las demás áreas de tu vida. 

Además, esto mismo lo puedes hacer con tu negocio. Solo hace falta una plataforma sencilla para medir la productividad de la organización y hacer los cambios que consideres pertinentes. 

11 Tips para la gestión del tiempo de forma totalmente eficiente

¿Te gustaría llevar tu productividad a niveles insospechados? Veamos algunos consejos para que gestiones tu tiempo como todo un profesional: 

1. Clasifica las tareas a ejecutar

Lo primero que debes hacer es planificar, y para eso debes dedicar unos minutos de tu día. 

Define cuánto tiempo le dedicas a cada una de las actividades de tu día a día para saber si estás optimizando de la mejor manera los minutos de la jornada. 

Luego, puedes clasificar según su jerarquía qué tareas pueden pasar a un segundo plano y cuáles requieren un mayor enfoque para conseguir los objetivos que te propusiste. Una vez que lo hagas verás como todo empieza a marchar. 

2. Prioriza siempre lo importante

Ahora es momento de priorizar lo más importante en tu día a día. Ojo, esto realmente es muy variable, porque lo relevante de un martes puede ser intrascendente el jueves, así que esto hay que hacerlo siempre la noche anterior. 

Pregúntate: ¿Qué es lo más relevante que debo hacer o entregar hoy? Date un tiempo para responder y anota todo lo que se te venga a la mente. 

Aquí te recomendamos que uses alternativas como un calendario virtual o físico, agenda o un planificador de tiempo. Recuerda que el principio de pareto indica que el 80% de tus resultados provienen del 20% de tus acciones. Investiga a qué dedicas tu tiempo triple A y encontrarás muchas respuestas sobre tu vida. 

3. Organiza tu jornada con antelación

Organizar la agenda con anticipación es fundamental para aumentar las probabilidades de cumplir con cada una de tus obligaciones. 

Muchas personas subestiman este hábito y prefieren hacerlo por la mañana o peor aún, dejan toda la información en su mente. Por eso cuando finaliza la jornada se dan cuenta de que no rindieron como lo esperaban. 

¿Estás en este grupo? Vamos, solo es cuestión de que te sientes 10 minutos la noche anterior para programar lo más importante que tendrás que cumplir al día siguiente.

Hazlo y cuéntanos los resultados, seguro te sorprenderás. 

4. Fija tasas de tiempo para cada actividad

Si tienes un objetivo plasmado en el papel es más fácil fijar cuánto será el tiempo que le dedicarás a cada tarea del día siguiente. 

El plazo funciona como una recompensa, así que dependiendo de la complejidad del proyecto le asignarás más o menos minutos. Eso sí, asegúrate de tomar tiempos de descanso para que tu mente no colapse a mitad del día. 

5. Concéntrate al máximo

La concentración es uno de los temas más complejos de tratar en el siglo XXI. Piénsalo bien, ¿Cómo puedes rendir al máximo si hay tantos distractores a tu alrededor? 

Entonces, con los plazos sabrás cuántos minutos tienes para hacer cada actividad. Eso sí, la clave es que dediques el 100% a esa tarea, recuerda lo que dice la ley de Parkinson: una actividad consume todo el tiempo que definí o se dilata para ocupar todo el plazo disponible.

Concéntrate en una sola área y verás como todo empieza a marchar. 

6. Evita interrupciones

Muy relacionado al punto anterior. Después de definir qué tienes que hacer a cada hora debes eliminar la mayor cantidad de distracciones posible. 

Si vas a hacer algo es porque darás tu 100% en él. Olvídate entonces de las interrupciones: comer, ir al baño o atender el teléfono si no está programado en tu agenda. 

Posteriormente tendrás ese tiempo de descanso que es tan necesario para despejar tu mente y cumplir con las demás áreas de tu vida. 

7. Haz de inmediato aquello que tome menos de 3 minutos

¿Te has dado cuenta de que existen actividades que se realizan en menos de 3 a 5 minutos? Puede ser desde hacer el desayuno, responder los mensajes más urgentes en el teléfono o resolver un asunto relativamente importante. 

Esto despejará tu cabeza y podrás dedicar tu tiempo a lo que de verdad es prioridad. 

8. Haz las tareas más desagradables primero

Así como hay actividades que haces en pocos minutos, hay otras que son simplemente desagradables, que detestas realizar. 

Por ejemplo, si no te gusta cocinar es muy probable que empieces a trabajar y procastines la preparación de la comida hasta que llega un momento en que debes alimentarte sí o sí. ¿Cuál es el problema? Que interrumpes tu trabajo y tal vez esa era la hora donde eras más productivo. 

Entonces, para evitarlo te recomendamos que en la medida de lo posible ejecutes estas actividades al principio del día. Verás como te quitas un gran peso de encima. 

9. Calcula un tiempo para los imprevistos

Vale, es importante tener una agenda bien definida, es cierto, pero también debes dejar un espacio para los imprevistos. 

Bien sabes que en el día a día ocurren cosas que escapan de tu control. El detalle está en que no siempre puedes usar la excusa del tiempo para no atenderlas. Esto puede abarcar desde la visita de un familiar, ir al médico o hacer unas compras urgentes. 

Entonces, agrega unos 10 minutos a cada actividad por si acaso surge algo que debes resolver. 

10. Aprende a decir que no

Todo aquello que no contribuya a los objetivos del día debes dejarlo a un segundo plano a menos que forme parte importante de tu vida como tus relaciones personales y familiares. 

Decir es algo trascendental para poder ser productivo en un mundo donde cada vez existen más distractores. 

11. Ordena tu espacio y haz pausas

No encontramos palabras para explicarte lo importante que es que tu espacio esté ordenado. De hecho, hay estudios que señalan que mientras más espacio tenemos más lo utilizamos, facilitando el extravío de documentos importantes. 

De esta manera, no importa de qué se trate, el ordenador, oficina o habitación, trata siempre de que esté lo más organizado posible. Administra cada archivo en carpetas para que no pierdas tiempo buscando algo. 

Por qué la gestión del tiempo es tan importante

Es muy probable que este ítem te parezca evidente, y es que la gestión del tiempo es fundamental para cumplir con todas las áreas de tu trabajo. Sin embargo, esto va mucho más allá del ambiente laboral. 

La verdad es que optimizar tu tiempo te ayudará a tener una mejor calidad de vida. 

Bien sabes que el estrés es uno de los grandes males que tienen las personas en la actualidad. De hecho, muchos problemas de salud crónicos se originan en un estilo de vida demasiado movido y agotador, lo que trae consecuencias en el organismo a mediano y largo plazo. 

¿Qué pasaría si tuvieras más tiempo disponible y una organización exacta de lo que harás casi a cualquier hora del día? Seguro que la tranquilidad llegaría a tu mente y las demás áreas en tu vida se acomodarían como por arte de magia. 

En este sentido, se ha demostrado que con más organización un trabajador se motiva el doble y ejecuta sus actividades de mejor manera, tanto así que incluso llega a tener tiempo libre para dedicarlas a su pasión si las labores se lo permiten. 

¿Qué significa esto para cualquier empresa? Échale un vistazo al siguiente listado: 

1. Reduce costes

Y es que no podíamos comenzar de otra manera. Si una empresa gestiona bien su tiempo lo primero que ahorra es una gran cantidad de dinero producto de los procesos que se realizan en menor cantidad de horas. 

La eficiencia comienza a ser una aliada de la compañía, con lo cual, se produce más en menos tiempo, lo que incrementa los números de la corporación. 

¿Cuántas veces no has pasado por la oficina y encontraste a tus compañeros haciendo actividades de ocio solo para cumplir con el horario laboral? Esto es una muestra de lo importante que es la gestión del tiempo en una empresa. 

2. Evita retrasos en las entregas

Un retraso en la producción es un error que puede ser muy costoso. Del otro lado de la pantalla hay clientes que están pagando por recibir su encargo en el tiempo estimado y con la mejor calidad posible. 

Entonces, si las responsabilidades no están delimitadas o no se especifica el horario laboral es muy probable que tengamos retrasos en las entregas, lo que podría traer consecuencias nefastas para el negocio. 

3. Mejora el ambiente laboral

Que importante es el ambiente laboral en un negocio. Esto es algo que no aparece en las ofertas de empleo, pero un clima agradable es sinónimo de buenas relaciones y una especificación de las actividades que hay que cumplir. 

Entonces, cuando no se estén dando los resultados verifica cómo está el ambiente laboral. En muchas ocasiones un problema desencadena en otro. 

4. Genera una mayor ventaja competitiva y satisfacción del cliente

Satisfacer al cliente tiene que ser el objetivo primario de cualquier compañía. No importa el producto que vendas ni a qué te dediques, si tu consumidor está contento todo está bien. 

En este sentido, una correcta optimización del tiempo te ayudará a ofrecer un servicio de mejor calidad, a mejor precio, lo que te diferenciará de la competencia. 

¿Cómo mejorar la gestión del tiempo en el trabajo?

El día de hoy has visto cuáles son las mejores prácticas para optimizar la gestión del tiempo. Ahora bien, es importante que entiendas que para que un negocio marche a la perfección no basta con que cada uno administre su tiempo, es necesario que exista un sistema integral. 

Al final de todo, el éxito de una empresa depende de la correcta ejecución de un conjunto de procesos que interfieren con otros. Por lo tanto, si uno falla afecta a todos los demás, provocando una reacción en cadena difícil de detener. 

De esta manera, no hay nada mejor que establecer una serie de mecanismos que delimiten las actividades a cumplir, plazos de entrega y los métodos de comunicación que usaremos para lograr los objetivos. 

Esto puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso, pero recuerda las consecuencias que tiene el no prestar atención a la gestión del tiempo. 

Con esta información consideramos que tienes todos los detalles para empezar a manejar tu tiempo como todo un profesional. Recuerda que la calidad de tu vida dependerá en gran parte de cómo manejes el estrés y tus responsabilidades, así que préstale la atención que se merece y no lo ignores. 

¿Y tú qué métodos usas para gestionar tu tiempo?, ¿tienes alguna clave? Te leemos en los comentarios.