Círculo de calidad: Potencia la calidad de los procesos empresariales

¿Sabías que los círculos de calidad pueden mejorar la calidad de tus procesos empresariales al mismo tiempo que aumenta el desempeño de tus equipos de trabajo? 

Los círculos de calidad son un 2×1, un win-win en el que puedes mejorar la calidad de los procesos, mientras capacitas y fortaleces la confianza de algunos empleados en un área particular. 

En este post queremos enseñarte todo lo que tienes que saber para crear círculos de calidad en tu compañía. 

¿Estás listo? ¡Comencemos! 

¿Qué es un círculo de calidad?

Un círculo de calidad es un grupo de varios profesionales de una misma área o un mismo departamento que tiene como fin encontrar y solucionar problemas de calidad en el servicio, producción y desempeño del área en particular. 

El objetivo principal que persigue el círculo de calidad es disminuir la participación de los managers, y aumentar la colaboración de los empleados que pertenecen al departamento. 

Detrás de esta metodología se encuentra la filosofía de que los empleados que pertenecen al departamento suelen estar más preparados para detectar y solucionar los problemas de su área, gracias a su experiencia y expertise. 

Este concepto surgió en Japón posterior a la Segunda Guerra Mundial después de que empresarios japoneses hayan abrazado los sistemas de calidad de los estadounidenses. Es una combinación de los sistemas de calidad japoneses y estadounidenses.  

Fue tan efectivo en su momento que otras empresas comenzaron a duplicar los círculos de calidad en Europa hasta que se volvió un método efectivo para muchas organizaciones. 

Hoy es una de las metodologías utilizadas por el departamento de recursos humanos para aumentar el desempeño de los trabajadores y la calidad de los servicios.  

¿Cuáles son los objetivos principales de un círculo de calidad?

Un círculo de calidad puede ser implementado con diferentes objetivos. Pero consideramos que estos son los más esenciales: 

• Descubrir oportunidades para mejorar los procesos de la empresa

Los problemas siempre son oportunidades. Al momento de crear un círculo de calidad, tendremos la capacidad de descubrir oportunidades para potenciar al máximo los procesos de un departamento o área en particular. 

• Mejorar la colaboración entre empleados y managers

Lejos de distanciar a los managers y a los equipos de trabajo, los círculos de calidad mejoran su colaboración. Los círculos de calidad proponen soluciones de valor para que los managers puedan implementarlas al departamento con mayor éxito. 

Los círculos de calidad son una fuente de soluciones para los managers. 

• Aumentar la motivación y el sentido de pertenencia

La implicación directa de los círculos de calidad es que las propuestas de los colaboradores son consideradas. Los empleados sienten que están más involucrados en la empresa y que sus decisiones son tomadas en cuenta para mejorar los procesos. 

Eso aumenta la motivación y el sentido de pertenencia, fortaleciendo el compromiso que tienen hacia la empresa. 

• Capacitar al personal involucrado

Los planes de carrera y los programas de formación son fundamentales para las personas que pertenecen a los círculos de calidad: debes asegurarte que tus empleados estén lo más preparados posible para analizar y proponer soluciones top. 

• Establecer objetivos más realistas

¿Sabes cuál es el beneficio directo de involucrar en la calidad de los procesos a los empleados del departamento? Eso es: una perspectiva más real acerca de las capacidades y necesidades del área.

Al no estar involucrados, es normal que los directivos no tengan un completo conocimiento de la situación real del departamento, y como consecuencia los objetivos propuestos suelen ser pocos realistas. 

Beneficios potenciales de los círculos de calidad

Bien implementados los círculos de calidad son una fuente de beneficios para tu organización y para los equipos de trabajo. Checa todos los beneficios que obtendrás: 

• Mejora la calidad de los procesos de la organización

Ya lo hemos mencionado, pero lo volvemos a colocar aquí para que te quede claro. Los círculos de calidad pueden hacer que el departamento alcance todo su potencial a través de la mejora de servicios, procesos y productividad. 

Por su naturaleza también tienen la capacidad de detectar y solucionar los problemas del departamento de la manera más conveniente. 

• Fomenta un ambiente de colaboración

Y no solo entre los managers y los integrantes de los círculos de calidad, sino también con los directivos y con otros miembros del departamento. Todos comienzan a entender que pueden apoyarse en los demás para desempeñar mejor sus tareas. 

Asimismo, la comunicación entre trabajadores, directivos y managers se vuelve más fuerte y constante.  

• Detecta talento potencial dentro la empresa

¿Sabías que los círculos de calidad son una de las estrategias que Recursos Humanos utiliza para detectar talento potencial y promoverlo a otro puesto en la organización? 

Aprovecha esta oportunidad para detectar el talento escondido de tus empleados para capacitarlos y promocionarlos a otro puesto dentro de la empresa. 

8 elementos esenciales que nunca pueden faltar en un círculo de calidad

Si quieres que tu círculo de calidad sea todo un éxito, estos 8 elementos son imprescindibles: 

1. El número de integrantes es limitado

Lo primero es que el círculo de calidad tiene que estar conformado por un número particular de integrantes para alcanzar el éxito. Lo ideal es que el número se encuentre entre los 6 a 10 empleados. 

Ni muy pocos ni demasiados. La cantidad necesaria para que todo el proceso sea fácil de gestionar. 

2. Integrantes involucrados de un mismo departamento

Lo ideal es que los miembros del círculo de calidad pertenezcan a un mismo departamento, área de trabajo o por lo menos tengan un trabajo similar. La idea es que todos los miembros conozcan acerca del tema y de los procesos que se quieren mejorar para que sean capaces de aportar sus conocimientos. 

Además, es importante que solo escojas a miembros involucrados y proactivos. Escoge personas que en verdad quieran comprometerse y sumergirse en optimizar los procesos con los cuales trabajan. 

3. Directivos y superiores dispuestos a colaborar 

Contar con el apoyo de los directivos es fundamental para crear un círculo de calidad. 

¿De qué sirve invertir tanto esfuerzo si los superiores no están dispuestos a escuchar y/o aprobar las soluciones propuestas? 

Es necesario contar con el apoyo de la empresa para llevar a cabo reuniones, recompensar el tiempo invertido e integrar herramientas de seguimiento. 

4. Reuniones regulares

Los círculos de calidad deben reunirse con regularidad para dar seguimiento a cada una de las medidas implementadas con el fin de hacer ajustes en el tiempo. 

Considera que en la primera reunión se deben establecer los objetivos y KPÎ’s que permitan medir el rendimiento de las soluciones propuestas. Posterior a eso, las siguientes reuniones deben servir para evaluar y hacer los ajustes correspondientes. 

Lo ideal es que puedan reunirse por lo menos una vez al mes, aunque la frecuencia puede cambiar según la necesidad de la empresa. 

5. Tener un clima laboral sano y positivo

El respeto, la honestidad y la confianza para comunicarse son fundamentales para un círculo de calidad. Aquí no existen jerarquías, todos son se encuentran a un mismo nivel, es decir, existe una comunicación horizontal. 

Es conveniente asignar algún moderador por periodos para que lidere las reuniones y estas pueden ser más efectivas. Pero nunca tomando un lugar de autoridad sobre los demás miembros. 

Tampoco deberían existir fricciones e inconvenientes entre los miembros del círculo de calidad. 

6. Establecer objetivos claros

Los objetivos son clave para que el círculo de calidad alcance su mayor productividad. Establece los objetivos desde un principio para que todos los involucrados sepan qué es lo que deben hacer y en pro de qué van a trabajar. 

Además, esa será la mejor manera de evaluar el rendimiento del círculo de calidad y de las propuestas realizadas. 

7. Crear y presentar informes 

Aunque no es obligatorio crear informes con tanta regularidad, es una práctica que puede generar confianza en los directivos y managers de la empresa. Los informes permiten: 

• Conocer las soluciones implementadas. 
• Saber los objetivos que se quieren alcanzar. 
• Medir el rendimiento de las estrategias. 
• Evaluar los ajustes integrados. 

Los informes también facilitarán auditorías en el futuro. 

8. Sistema de votación para las decisiones

Al ser todos de un mismo nivel, el círculo de calidad funciona con democracia. Es decir que se considera la opinión y la votación de cada empleado y si hace lo que vote la mayoría. 

Esto también evita que se de favoritismos a una persona o decisión en particular.

6 Pasos para desarrollar un circulo de calidad para tu organización

Bien, es hora de que te enseñemos paso a paso cómo desarrollar tu propio círculo de calidad en tu empresa. ¡Comencemos! 

1. Identifica áreas de necesidad

El primer paso es identificar las necesidades de los departamentos de tu organización. Esto lo puedes hacer a través de una evaluación de desempeño o un mapeo de talento departamental para detectar carencias y necesidades. 

Además de hacer una evaluación de desempeño, puedes conversar con los managers e incluso, hacer entrevistas directamente a los colaboradores para profundizar en qué áreas se pueden hacer mejoras. 

Te recomendamos comenzar con un solo departamento a la vez para que tomes algo de experiencia y luego lo puedes implementar en los demás. 

2. Garantiza el apoyo de los directivos y superiores

Una vez que hayas detectado las áreas de necesidad, el siguiente paso es presentar un informe a la dirección y gerencia para que aprueben la creación del círculo de calidad. 

De esa manera, el círculo de calidad será algo oficial y de conocimiento para toda la organización permitiendo que todos sean conscientes del trabajo que este equipo llevará a cabo. 

3. Haz una invitación a los empleados del departamento

Ahora ha llegado la hora de hacer la invitación para ser parte del círculo de calidad. En esta invitación debemos establecer cuáles son los objetivos de la creación de este equipo, a qué departamento está dirigida y cuántas vacantes hay disponibles. 

Es importante que cada integrante se una de manera voluntaria sin presión ni obligación. Los círculos de calidad agregan responsabilidades adicionales a los empleados, por lo que debes permitir que cada integrante se una por voluntad propia. 

4. Crea un modelo efectivo para las reuniones

Sin una dirección es muy fácil que las reuniones se vuelvan improductivas. Por lo que te recomendamos establecer pautas que te permitan aumentar la productividad de las reuniones. Te dejamos algunas ideas: 

• Objetivos de la reunión. 
• Temas a tratar. 
• La forma de presentar las propuestas. 
• Quién será el moderador y el secretario. 
• Cómo dar seguimiento del desempeño. 

Otro aspecto importante es la regularidad de las reuniones. Debes considerar la necesidad del departamento, los objetivos establecidos y la disponibilidad de cada uno de los integrantes. 

Como al comienzo de todo nuevo proyecto, lo normal es que las primeras reuniones sean más frecuentes (una vez a la semana o dos veces al mes). Después de haber ajustado todos los detalles, la frecuencia de las reuniones puede disminuir. 

Nota: si involucras a los integrantes desde el principio aumentarás el sentido de pertenencia y puedes obtener mejores resultados 😉

5. Comparte los avances en el círculo de calidad

Los informes generan confianza y proveen una perspectiva más clara para los directivos, pero también para los propios integrantes del círculo de calidad. Este informe puede contener los acuerdos establecidos en reuniones previas, los análisis realizados, las soluciones implementadas y los datos disponibles. 

6. Evalúa su rendimiento y la posibilidad de implementarlo en otras áreas

Los informes y los KPIs te proporcionarán los datos que necesitas para evaluar el rendimiento del círculo de calidad. Si notas que ha sido todo un éxito, entonces ya estás preparado para implementarlo en otras áreas de la empresa. 

Como bonus esta evaluación te permitirá medir el talento de los integrantes y la posibilidad de ascenso para alguno de ellos. 

Los círculos de calidad son un método bastante efectivo para mejorar la calidad de los procesos de tu compañía. 

Si no tienes experiencia, te recomendamos comenzar con un solo departamento, y solo cuando comiences a ver buenos resultados decidas crear círculos de calidad en otros departamentos. 

Recuerda que la colaboración y la disposición es la clave del éxito para que el círculo de calidad funcione. 

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