La guía definitiva: Cómo implementar metodologías ágiles en 7 pasos

Escrito por Claudia Roca

Implementar metodologías ágiles

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¿Cómo explicas que haya empresas como Microsoft o Google que actualizan absolutamente TODOS sus productos cada una o dos semanas mientras que otras tardan años?

La respuesta es fácil: gracias a la implementación de metodologías ágiles.

Sí, esas metodologías que le han dado la vuelta al proceso de desarrollo “tradicional” que requiere meses e incluso años para finalizar un producto antes de mostrarlo a los usuarios.

En un entorno en que lo único constante es el cambio, ha llegado el momento de aplicar una forma de trabajo que nos permita adaptarnos constantemente.

La alternativa no es otra que implementar metodologías ágiles. Sí, esas que están en boca de todos.

Pero ¿sabes realmente en qué consisten o cómo ponerlas en práctica de forma efectiva?

Desde ThePowerMBA te traemos ¡LA GUÍA DEFINITIVA! Para que deje de sonarte a chino y te subas al carro de esta nueva forma de trabajar que ya han implementado las mejores empresas.

Indice de contenido

¿Qué es el Agile Project Management y en qué se diferencia de las metodologías tradicionales?

Como su propio nombre indica, el Agile Project Management consiste en una metodología completamente ágil de trabajar. Dicho esto, superemos esta definición de primaria y vayamos al meollo del asunto. 

Podríamos definir el Agile Project Management como un conjunto de metodologías de trabajo rápidas y flexibles.

En entornos donde lo único constante es el cambio, no tiene sentido plantear proyectos “mastodónticos”, proyectos larguísimos perfectamente planificados, puesto que será inviable aplicar posibles cambios una vez se entregue y, en consecuencia, el producto podría quedar obsoleto. Esta metodología de trabajo tradicional supone que cada revisión retrase los deadlines, aumente los costes y el volumen de trabajo. Se trata de un sistema robusto en el que se considera que los condicionantes son estables. 

En este sentido, la metodología tradicional consiste en desarrollar un proceso lineal, llamado de cascada o “waterfall”, en el que los equipos terminan completamente una fase antes de pasar a la siguiente. Del mismo modo en que el agua no fluye hacia arriba, rara vez se puede volver a una etapa anterior del proceso. Con esta metodología se podría tardar años en entregar un producto, asumiendo el riesgo de que este no acabe de adaptarse a lo que el cliente final está buscando. Cuando se da este caso, la metodología tradicional opta por soluciones de urgencia o incluso por empezar de cero.

Por eso, hay que tener en cuenta que nuestro entorno no es estable sino que nos rodea una completa incertidumbre. Necesitamos hacer pruebas sobre la marcha e ir midiendo los resultados y es aquí donde aparece la necesidad de implementar metodologías ágiles, basadas en un enfoque flexible. 

El Agile Project Management funciona con Sprints, o pequeñas fases con distintas entregas, en las que se trabajan las actualizaciones del producto que más adelante se testearán en función de las necesidades del cliente. Un auténtico “circuito de retroalimentación” con el cliente que agiliza la entrega de resultados asegurando que, al final de todo un proyecto, el resultado le encantará. Y no solo eso, sino que además aumentará la velocidad de desarrollo, mejorará el trabajo en equipo y sabrá reaccionar rápidamente a las necesidades del cliente y los cambios del mercado. 

Por lo tanto, Agile no es solo una metodología para el desarrollo de proyectos, sino que se podría definir mejor como una nueva filosofía, una forma distinta de trabajar y de organizarse.

Implementar metodologías ágiles

Un poco de historia…

Aunque el Agile pudiera parecer un concepto propio del siglo XXI, lo cierto es que es una metodología que se gestó antes. 

Durante la década de los 90, con el boom de Internet y la informática que empezaba a proliferarse en la empresa, cambió por completo la forma de hacer software. Entonces buscaron el modo de hacerlo a gran escala orientándose a usuarios interconectados en todo el mundo. ¡Nuevas exigencias a la vista!

Los expertos en la industria hicieron el cálculo del tiempo que demoraba la aplicación real de un proyecto desde el momento en que una necesidad comercial es validada. Era de tres años ¡Tres años! Ya en aquel entonces el plazo de tres años suponía ignorar los cambios en el entorno y las empresas, lo que provocaba que infinitos proyectos fueran cancelados a mitad de proceso y que muchos de los que llegaron a completarse no solucionaran las necesidades del momento.

Como te puedes imaginar, esto llevó a que muchos líderes se frustraran e intentaran adaptar sus métodos de trabajo. Todo ello dio pie a que en febrero de 2001, un grupo de 17 CEOs de las principales empresas de software de Utah (hoy conocidos como la Comunidad Agile) se reunieran con el objetivo de compartir la forma en que trabajaban para dar con un método más eficiente de desarrollar un software. El resultado de esta unión fue el “Manifiesto Ágil” que proporcionó una lista de declaraciones de valor. ¿Conoces los principios que se incluyeron? ¡Sigue leyendo!

Valores y principios de la metodología Agile

Como hemos comentado, el Agile Project Management no es solo una metodología, sino que es más bien una filosofía. Esto significa que, a pesar de que existen muchas formas diferentes de implementar metodologías ágiles, todas comparten unos principios o creencias fundamentales que las diferencian claramente del método Waterfall:

1. Valorar los individuos y sus interacciones más que a los procesos y sus herramientas.

A menudo son las personas y los equipos quienes se adaptan a los procesos. El Manifiesto Ágil plantea justo lo contrario porque, a pesar de que los procesos son la guía de trabajo de muchos desarrolladores, no sirven de nada si no cuentas con personas con capacidades técnicas y una actitud adecuada. Por supuesto, los procesos deben ser un soporte clave para el desarrollo, pero son estos quienes deben adaptarse a los equipos y, por encima de todo, a los cambios que puedan surgir.

2. Priorizar el producto funcional por encima de la documentación exhaustiva

¿Alguna vez has tenido que leer un manual para entender cómo funciona un producto recién comprado? Seguro que deseaste que ese producto hubiese sido más intuitivo. ¡La de tiempo que nos ahorraríamos! Esto es justo lo que propone Agile.

Por supuesto debemos valorar la documentación, pero es mucho más interesante que un producto sea funcional y fácil de utilizar.

3. La colaboración con el cliente por encima de la negociación contractual

¿De verdad crees que los contratos aportan valor al producto? Un contrato es simplemente una formalidad que establece responsabilidades y plazos. Lo realmente valioso es que el producto final sepa dar respuesta a las necesidades del mercado en el momento en que se lanza. Por lo tanto, la implicación de todas las partes debe verse como una ventaja competitiva y el diálogo constante durante las distintas etapas del proceso está por encima de cualquier contrato. Muchas veces tanta burocracia puede poner barreras a la ejecución de tareas fundamentales y la metodología Agile busca reducirlas al máximo posible.

4. Es más valiosa la respuesta ante un cambio que seguir el plan

Si hay algo implícito en la metodología ágil es el cambio constante, por lo tanto la capacidad de respuesta ante él es fundamental. A fin de cuentas, si mantienes una estructura rígida y un plan completamente establecido, te resultará imposible dar respuesta a las necesidades de un mercado cambiante.

Si le das la importancia que merece a esta respuesta, no hay porqué temer al cambio ¡lo tienes más que dominado!

Estos cuatro valores ya nos dan una primera visión de lo que es la metodología ágil pero aún puede parecer algo dispersa. Por eso, los fundadores de Agile publicaron una lista de 12 principios rectores para aplicar un proyecto:

  1. La prioridad debe ser satisfacer al cliente. Habrá que hacerlo mediante productos de valor que cubran sus necesidades.
  2. Los cambios son bienvenidos. Adiós al miedo a cambiar sobre la marcha, incluso cuando ya casi has llegado al final del desarrollo. Cuando se trata de mejorar el producto, cualquier sugerencia es bienvenida.
  3. Entregas frecuentes. Si es cada semana mejor que mejor. La división del trabajo por fases es la base de esta metodología. 
  4. Medir el progreso es posible. Hay que definir indicadores concretos para medir la evolución de los procesos. 
  5. Garantía de continuidad. Las metodologías ágiles proclaman un desarrollo sostenible que garantice que seremos capaces de mantener un ritmo constante indefinidamente. ¡Se acabó el hacer por hacer!
  6. Una colaboración cercana. Dile adiós al trabajo desde los despachos. Los líderes de cada proyecto deben trabajar desde el mismo terreno que el resto del equipo. 
  7. Construir un proyecto con personas motivadas. Por ello hay que facilitarles el entorno y el apoyo necesario, así como la confianza en ellos para hacer el trabajo. 
  8. Una comunicación eficaz. Según el Agile Project Management, la mejor manera de transmitir información a un equipo es una conversación cara a cara.
  9. Excelencia continua. Agile invita a prestar una atención continua a la excelencia técnica, pues ésta, junto con un buen diseño, mejora la agilidad. 
  10. La simplicidad. Las tareas han de ser sencillas o, en su defecto, deben ser divididas hasta que ese nivel de complejidad se reduzca. 
  11. Equipos autoorganizados. Cuando los trabajadores cuentan con libertad y motivación es cuando generan el máximo valor. 
  12. Reajusta constantemente tu forma de trabajar. Evalúa tu rendimiento, identifica ese margen de mejora y ajusta tu comportamiento en consecuencia. 

Y es que las metodologías ágiles son tan flexibles que existen tantas formas de implementarlas como compañías. Eso sí, si quieres dar el paso, ten siempre en mente sus principios y valores.

Implementar metodologías ágiles

5 Ventajas de implementar metodologías ágiles

Quizás te sorprenda saber que ninguna empresa ni equipo que haya conseguido implantar una metodología ágil vuelve a la forma tradicional de trabajar. Pero en cuanto eches un vistazo a las 5 ventajas que tiene implementar metodologías ágiles, lo entenderás todo. 

1. Pone el foco en las personas

Estamos hartos de ver cómo se le da más importancia a los procesos y las herramientas que a las mismas personas. Implementando metodologías ágiles conseguirás la motivación de la plantilla y el que se sientan en un entorno seguro en el que estén apoyados redunda directamente en mejores resultados, en el desarrollo de la capacidad creativa y la innovación.

2. Fomenta el trabajo colaborativo

El Agile Project Management fomenta la responsabilidad y la transparencia del equipo mientras aumenta la autonomía de cada miembro. Con estas metodologías la comunicación es fluida y la participación equitativa. Todos juntos hacia un objetivo común, equipos eficaces y autónomos.

3. Minimiza riesgos

Con las revisiones constantes y los cambios que vayas implementando evitarás esas desagradables sorpresas que afectan directamente a los tiempos de entrega y los costes. 

4. Mejora la experiencia del cliente

A través del feedback y de la comunicación fluida y cercana, el cliente se siente satisfecho al verse involucrado a lo largo de todo el proceso de desarrollo del producto. Al final, es uno más del equipo y vive en su propia piel las mejoras que se van introduciendo (sintiéndolas más suyas que nunca). 

5. Mayor calidad de producto

La revisión y la mejora continua de todas las propiedades de un producto concreto mejora de forma increíble el resultado final, aportando un valor completamente diferencial.

Componentes esenciales que has de tener en cuenta al implementar metodologías ágiles

El Agile es un concepto sencillo pero, como todo en esta vida, comprende ciertos matices que debes tener claros antes de implementar metodologías ágiles. Hagamos un repaso de los componentes que tienes que tener en cuenta:

Sprints

Ya hemos hablado de los Sprints anteriormente, ¿te acuerdas? Podríamos definirlo como esos periodos de 1 a 3 semanas en los que un equipo concreto se enfoca en un conjunto de elementos de trabajo y su objetivo es completarlos. Procura que tengan la misma duración a lo largo del proyecto, así será más fácil planificar el trabajo futuro y ajustar los objetivos. 

Lanzamientos

Un plan de proyectos ágil se divide en Sprints y lanzamientos, estos últimos se componen de varios Sprints y tienen una duración fija. Además cuenta con elementos de trabajo definidos a los que llamamos historias de usuario. Ahora verás en qué consisten.

Historias de usuario

Éstas son la columna vertebral de cualquier planificación Agile. Podríamos definirla como la descripción de una necesidad experimentada por sus usuarios. Esta es la forma que suelen adoptar:

“Como [tipo de usuario] quiero [alguna característica particular] para recibir [algún beneficio].

De este modo el equipo documenta las necesidades del usuario y lo resuelve a lo largo del Sprint. 

Product Backlog o pila de producto

Se trata de una lista con los requerimientos iniciales del producto a desarrollar. Ésta debe ser dinámica, puesto que evolucionará junto con el desarrollo del producto. Esta lista te permitirá identificar las necesidades del producto y así lograr que sea realmente útil. Además, debe incluir tareas y subtareas para la ejecución de cada requisito y debe estimar el tiempo en que se desarrollará cada tarea, así como el valor que le aporta cada una al producto final. 

Principales obstáculos para implementar metodologías ágiles

Antes de adentrarnos en los pasos a seguir para implementar metodologías ágiles, vamos a ver algunos obstáculos con los que te puedes encontrar. ¡Así estarás prevenido y podrás solucionarlos previamente! 

La cultura empresarial

Quizás uno de los obstáculos más comunes. De hecho, el 61% de las empresas que ya han implementado metodologías ágiles recomiendan centrarse en la cultura y las personas como parte fundamental del cambio. 

Quienes lideren este proceso, deberán ser proactivos y demostrar los beneficios de esta nueva metodología de trabajo, así como proporcionar la formación y capacitación adecuada para que la plantilla se sienta segura con el cambio.

Seguir usando una mentalidad “waterfall” al implementar metodologías ágiles

Aunque parezca absurdo, hay empresas que adoptan un rumbo centralizado, detallado y planificado para implementar metodologías ágiles. En otras palabras, aplican la mentalidad “waterfall” a la adopción ágil. La mejor manera de emprender el cambio es empezar con algo pequeño e ir aprendiendo sobre la marcha. 

Falta de claridad sobre los roles

Al implementar metodologías ágiles es muy necesario definir unos roles diferenciados. Como hemos dicho, el Agile Project Management trabaja con equipos auto-organizados y si no se establecen claramente las funciones y los roles se complica la gestión a la hora de definir las tareas concretas de las personas que participan en el proyecto.

Si bien cada metodología ágil tiene una estructura de equipos diferente. Hay algunos roles comunes que te irá bien conocer:

  • Scrum Master: la persona encargada de monitorizar el proceso y garantizar que cada Sprint cumpla los objetivos marcados. 
  • Propietario del proyecto: quien ayuda a definir los objetivos de cada Sprint y representa la voz del usuario ante el equipo.
  • Equipo de desarrollo: los miembros del equipo que trabajan en cada Sprint de forma autoorganizada, decidiendo por ellos mismos cuál es la mejor manera de realizar un trabajo.
  • Partes interesadas: cada proyecto cuenta con las personas que se ven afectadas por su resultado. Es decir, pueden ser personas dentro de la organización o bien externas como clientes, usuarios o personas que dependen del proyecto en algún momento del mismo. 

¿Cómo implementar metodologías ágiles en 7 pasos?

Ahora que ya has entendido qué es el Agile Project Management y todo lo que esta nueva forma de trabajar comporta, ¡vamos a ver cómo implementar las metodologías ágiles a tu proyecto!

Paso 1: Establece el objetivo de tu proyecto ágil

Cuando decides implementar metodologías ágiles el primer paso es definir una necesidad comercial que el proyecto en cuestión esté abordando, es decir; ¿cuál es el objetivo final del proyecto Agile?

Para ello, debes organizar una reunión estratégica en la que pensar en el alcance que tendrá el trabajo realizado. Recuerda mantener siempre una actitud flexible y adaptarte a comentarios y sugerencias. En esta reunión, te será muy útil usar el método Elevator Pitch:

  • Para quién: el público objetivo.
  • Qué hace tu compañía: declaración de una necesidad. 
  • Qué: nombre o categoría del producto.
  • La propuesta de valor: el beneficio clave del producto.
  • Valor diferencial: qué lo diferencia de la competencia.

Asegúrate que en la reunión estén las partes interesadas, así como el propietario del proyecto y los miembros clave del equipo de desarrollo. 

Paso 2: Elabora una hoja de ruta para implementar metodologías ágiles a tu proyecto

Una vez has definido los objetivos del proyecto ha llegado el momento de elaborar un plano sobre las necesidades, las historias de los usuarios y el marco temporal (flexible) en el que se trabajará.

El objetivo es identificar, priorizar y hacer una aproximación del tiempo y los medios que necesitará cada fase del desarrollo. Incluye en cada paso los siguientes elementos:

  • Nombre.
  • Fecha.
  • Objetivos.
  • Características.
  • Métricas. 

La hoja de ruta es responsabilidad del propietario del proyecto, aunque debería incluir información de cualquier parte interesada en el mismo (representantes del equipo de marketing, ventas, soporte o desarrollo). 

Paso 3: Crea un plan de lanzamiento

Una vez establecida la hoja de ruta, el propietario del proyecto debe crear un cronograma o plan para cada lanzamiento. Éste dependerá de la complejidad del proyecto y de la duración de los Sprints ya establecida. Normalmente, cada lanzamiento incluye de 3 a 5 Sprints.

Aquí sí que deberán asistir todos los miembros del equipo. 

Paso 4: Planificación de Sprints

Poco a poco, vamos pasando de lo macro a lo micro. En este paso se planifican los Sprints, los ciclos cortos de desarrollo con tareas y objetivos específicos. Para hacerlo, crea una lista de trabajos pendientes que el equipo pueda completar en un periodo de tiempo concreto. Es entonces cuando deberás escoger una de las metodologías ágiles y trabajar sobre ella. Más adelante te explicaremos cómo escoger la que mejor se adapte a tu proyecto. 

Esta reunión se debe llevar a cabo al inicio de cada Sprint. Si por ejemplo estáis haciendo Sprints semanales, deberéis hacer una sesión de planificación todos los lunes (o el día de la semana en que empecéis). 

Paso 5: Establece pequeñas reuniones diarias con tu equipo

Los proyectos que implementan metodologías ágiles avanzan rápidamente y es muy útil tener momentos regulares para ponerse al día y asegurarse de que no haya obstáculos en el camino. Se trata de reuniones standups diarias que duran entre 10 y 15 minutos y en las que el equipo habla sobre:

  • El trabajo que completaron ayer.
  • Aquello en lo que estén trabajando hoy.
  • Los obstáculos que se han encontrado.

Aunque pudiera no parecerlo, estas reuniones son fundamentales para fomentar la comunicación tan necesaria para implementar metodologías ágiles. Al final, Agile depende de responder con rapidez a los problemas que nos vamos encontrando y el poder expresarlos en un espacio de confianza fomenta poderosamente la colaboración entre equipos. 

Paso 6: Revisiones de Sprint

Cada Sprint termina con la entrega de una fase del desarrollo del producto. Este es sin duda un hito a celebrar, pero también es una gran oportunidad para revisar el trabajo hecho, mostrarlo a los miembros del equipo y a las partes interesadas en esta fase del proceso.

En estas reuniones hay que revisar el plan y asegurarse de que se cumplieron todos los objetivos de esta fase.

Paso 7: Define el siguiente paso

Como hemos dicho, uno de los principios fundamentales de la implementación de metodologías ágiles es que los proyectos sean sostenibles en el tiempo. Esto quiere decir que, una vez finalice un Sprint, se debe estar listo para empezar con el siguiente. Asegúrate de aplicar los aprendizajes obtenidos en las fases anteriores. No basta con avanzar a ciegas sino que vale la pena tomarse un tiempo para analizar cómo fue el Sprint anterior y qué se podría mejorar de cara al siguiente.

Implementar metodologías ágiles

¿Qué metodología ágil es la apropiada para tu equipo?

Como hemos dicho, las metodologías ágiles son un conjunto de filosofías y principios de trabajo, por tanto, éstas se pueden aplicar de distintas formas dependiendo de la naturaleza de cada proyecto y de cómo trabaje mejor el equipo. 

Vamos a explicarte las 3 metodologías ágiles más populares. Ya verás que, aunque son bastante similares, tienen sus propias prácticas, metodologías y tácticas. 

La metodología Scrum

Scrum es probablemente la metodología ágil más conocida, ¿habías oído hablar de ella? Esto es así probablemente por su simplicidad y su capacidad para actuar como un marco general para otras metodologías ágiles.

La metodología Scrum también trabaja basándose en Sprints con tiempos definidos. Sin embargo, esta metodología es más concreta a la hora de estructurarlos. Los Sprints se dividen en distintas etapas: análisis, desarrollo y testing. 

En esta metodología, el equipo utiliza un “tablero Scrum” donde se refleja el proceso y a donde se traslada cualquier problema en el proceso. A medida que se vayan resolviendo dichos problemas se irán moviendo de “tareas pendientes” a “en progreso”, “revisión” y “listo”. Esta herramienta poderosa dota de transparencia a todo el proceso de gestión de proyectos.

Si tu proyecto es complejo y requiere flexibilidad y rapidez ¡esta es la metodología ideal para ti!

La metodología Kanban

Esta metodología ágil se basa, del mismo modo que la metodología Scrum, en la entrega continua, siguiendo una filosofía simple que no sobrecargue al equipo. Pero, en este caso, no se utilizan Sprints con plazos de tiempo marcados, sino que se organiza a través de un número concreto de tareas “en curso” que serán lanzadas en cuanto estén listas. 

En la metodología Kanban se elabora un cuadro que incluye tres columnas en las que clasificar las distintas tareas: pendientes, en proceso o terminadas. Este método es muy eficaz para mejorar el rendimiento del trabajo en equipo. 

Extreme Programming XP

Esta metodología pretende mejorar las relaciones entre los empleados y los clientes potenciando las relaciones personales. Se basa en el trabajo en equipo y la comunicación fluida. Estas son las fases de esta metodología:

  1. Planificación del proyecto.
  2. Diseño del proyecto.
  3. Desarrollo.
  4. Pruebas.
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Si tienes una startup puede que esta sea la metodología apropiada para ti. ¿Te animas a probarla?

Sí, el Agile Project Management está causando furor y las mejores empresas del mundo (Inditex, BBVA, Indra, Google o Spotify) ya la están implantando. Sus directivos de todas las áreas están de acuerdo en que ha supuesto un antes y un después en la forma de gestionar empresas, proyectos y personas. 

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